အဖွဲ့အစည်းတခု၏လုပ်ငန်းလည်ပတ်မှုဆိုင်ရာ စီမံခန့်ခွဲမှု (Operational Management) တွင် အရေးပါသည့် ငွေကြေးအရင်းအမြစ်များ စီမံခန့်ခွဲမှုအပိုင်းကို ဆက်လက်တင်ပြဆွေးနွေးပါမည်။ ငွေကြေးအရင်းအမြစ်များ စီမံခန့်ခွဲမှုနှင့်ပတ်သက်၍ အခြေခံငွေစာရင်းပိုင်းဆိုင်ရာစွမ်းရည်များကို ယခင် IRC တွင်လုပ်ကိုင်ခဲ့စဉ်က လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက် ဘဏ္ဍာရေးပိုင်းဆိုင်ရာညှိနှိုင်းရေးမှူးရေးသားခဲ့သည့် အခြေခံငွေစာရင်းဆိုင်ရာစွမ်းရည်များ သင်တန်းလက်စွဲမှ အချက်များအပေါ် အခြေခံ၍ ပြန်လည်ရေးသားတင်ပြပေးထားခြင်းဖြစ်ပါသည်။ သူရေးသား ထားသည့် အင်္ဂလိပ်ဘာသာဖြင့် မူရင်းကိုလည်း လေ့လာကြည့်ရှုနိုင်ရန် ဝေမျှပေးထားပါသည်။
၁၊ စာရင်းအင်း (Account) ဆိုသည်မှာ
အဖွဲ့အစည်းတခု ဖွဲ့စည်းလုပ်ဆောင်လည်ပတ်ရာတွင် ငွေကြေးအသုံးပြုမှုများပါဝင်လာသည်နှင့်တပြိုင်နက်တည်း စာရင်းအင်းရေးဆွဲခြင်းသည် မဖြစ်မနေပါဝင်လာပြီဖြစ်သည်။
ငွေစာရင်းဆိုသည်မှာ – `ငွေကြေးဆိုင်ရာအရောင်းအဝယ် မှတ်တမ်းတစ်ခုဖြစ်ပြီး သတ်မှတ်ထားသောစာအုပ်ထဲတွင် ရေးသွင်း၍ဖြစ်စေ ကွန်ပျူတာထဲတွင် မှတ်တမ်းရေးသွင်း၍ဖြစ်စေ မှတ်တမ်းတင်ဖော်ပြတတ်သည်။´
Mango (Management Accounting for NGOs)
ငွေစာရင်းဆိုသည်မှာ ရင်းနှီးထားသောတန်ဖိုး၊ ပစ္စည်း၊ ပိုင်ရှင်၏ရှယ်ယာတန်ဖိုး၊ အခွန် သို့မဟုတ် သုံးစွဲငွေတို့ကို အသေးစိတ်မှတ်တမ်းတင်ထားသည့် မှတ်တမ်း ဖြစ်ပါသည်။ ငွေစာရင်းသည် စာရင်းအင်းစနစ်၏အစိတ်အပိုင်းတစ်ခု လည်းဖြစ်သည်။ တနည်းအားဖြင့် ငွေကြေးအပေး/အယူ မှတ်တမ်းဖြစ်ပြီး ငွေပေးခြင်း၊ငွေယူခြင်းစတင်ပြုလုပ်ခြင်း၊ ထိုသို့လုပ်ဆောင်သည်ကို အသိအမှတ်ပြုခြင်း၊ လုပ်ဆောင်မှုအဆင့်ဆင့်နှင့် အကျဉ်းချုပ်များကို ဖော်ပြခြင်းတို့ ပါဝင်သည်။
စာရင်းအင်းအစီရင်ခံစာရေးသားရာတွင် အဆင့်ဆင့်မှတ်တမ်းတင်ပုံအဆင့်ဆင့်မှာ –
၁) ငွေပေးငွေယူများကို မှတ်တမ်းတင်ခြင်း
၂) အမျိုးအစားခွဲခြားခြင်း
၃) ဝင်ငွေထွက်ငွေစာရင်းညှိခြင်း
၄) အနှစ်ချုပ်ရှင်းတမ်းပြုစုခြင်း
၅) ငွေကြေးရှင်းတမ်းတင်ပြခြင်း
၂၊ ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်း (Budget)
ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်းဆိုသည်မှာ အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုသည် ဝင်ငွေမည်မျှရနိုင်ပြီး မည်မျှ ပြန်လည်သုံးစွဲရမည်ကို ပြသသည့် စာရင်းတခုပင်ဖြစ်သည်။ ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်းတွင် အဖွဲ့အစည်းအနေဖြင့် မိမိတို့အဖွဲ့အတွက် ဝန်ထမ်းလစာ၊ အထွေထွေ အသုံးစရိတ်၊ လုပ်ငန်းလည်ပတ်ရန်ကုန်ကျမည့်ငွေနှင့် အခြားအဖွဲ့အနေဖြင့်ကုန်ကျနိုင်မည့်ငွေများ အားလုံးကို တင်ကြိုခန့် မှန်းထားပြီး အဖွဲ့အနေဖြင့် ရနိုင်မည့်ဝင်ငွေနှင့် သုံးစွဲမည့်ငွေများအားလုံးကို ထည့်သွင်းတွက်ချက်ကြသည်။ ရသုံးမှန်းခြေငွေ စာရင်းတွင် –
ရှေ့နှစ်အတွက် အစီအစဉ်
လုပ်ဆောင်မည့် လုပ်ငန်းများ၏ကုန်ကျစရိတ်ကို ပြသထားသော ဘဏ္ဍာရေးမှတ်တမ်း ငွေကြေး လိုအပ် သလောက်မရှိသည့် သို့မဟုတ် အားနည်းနေသော အခြေအနေများကိုကြိုတင်တွက်ချက်ခြင်း
ဝင်ငွေကို စစ်ဆေးကြီးကြပ်ရန်အတွက် စီမံခန့်ခွဲမှုနည်းလမ်း
ငွေကြေးအထောက်အပံ့ရရှိရေးအတွက် လုပ်ကိုင်ရန် သို့မဟုတ် အရောင်းအားမြှင့်တင်ရန် ကုန်ကျမည့်ငွေကြေး များပါဝင်နိုင်သည်။
အဖွဲ့အစည်းအတွင်းရှိ ဝန်ထမ်းတိုင်းသည် အဖွဲ့၏စီမံချက်များနှင့် အကောင်အထည် ဖော်မည့်လုပ်ငန်းများအတွက် ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်းကို သိရှိထားရန်လိုအပ်ပါသည်။ ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်းနှင့်ပတ်သက်၍ အဖွဲ့အစည်းအတွင်းရှိ ဝန်ထမ်းအသီးသီးနှင့်သက်ဆိုင်သည့်လုပ်ငန်းများတွင် ဆက်လက်၍ဖော်ပြပေးထားပါသည်။
• ဘဏ္ဍာရေးအဖွဲ့- ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်းတစ်ခုလုံးကို တရားဝင်အတည်ပြုပြီး သုံးစွဲမှုများ ကို စစ်ဆေးကြီးကြပ်သွားရန် လိုအပ်ပါသည်။
• ညွှန်ကြားရေးမှူး – အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုလုံးနှင့် ဘဏ္ဍာရေးအခြေအနေဖြစ်ပေါ်တိုးတက်မှုများကို သိရှိနေရပါမည်။
• စီမံကိန်းမန်နေဂျာများ- စီမံကိန်းလုပ်ငန်းများအကောင်အထည်ဖော်မှုကို ကြီးကြပ်ဆောင်ရွက်ရပါမည်။
• ငွေကြေးအကူအညီရှာဖွေသူများ (fundraisers) – NGOs များတွင် ငွေကြေးအထောက်အပံ့လျှောက်ထားခြင်းများ အတွက် ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်းလိုအပ်သကဲ့သို့ အဖွဲ့၏ကုန်ပစ္စည်းများ သို့မဟုတ် လုပ်ငန်းများကို အရောင်းမြှင့်တင် ရန်လုပ်ဆောင်ရသူများသည်လည်း အဖွဲ့၏ ဘတ်ဂျက်နှင့် အရောင်းမြှင့်တင်ရန်ရည်မှန်းချက် (target) အတွက် သိရှိရပါမည်။
• ဘဏ္ဍာရေးဌာနဝန်ထမ်းများ/စာရင်းကိုင် – သုံးစွဲငွေအတွက် လုံလောက်သောငွေကြေး ဘဏ်တွင်ရှိမရှိ သေချာ အောင် ဆောင်ရွက်ရပါမည်။
• ငွေကြေးပံ့ပိုးမည့်အဖွဲ့အစည်းများ/အစုရှယ်ယာရှင်များ/ရင်းနှီးမြှုပ်နှံသူများ – အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုသည် ၎င်းတို့ ထောက်ပံ့ထားသောငွေကြေးကို မည်သို့ သုံးစွဲရန် ရည်ရွယ်ထားကြောင်း ကြည့်ရှုနိုင်ပါသည်။
ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်းရေးဆွဲခြင်းဆိုင်ရာ ချည်းကပ်နည်းများ
ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်းရေးဆွဲနည်း အမျိုးမျိုးရှိပါသည်။
ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်းဆိုသည်မှ အဖွဲ့အစည်းကလုပ်ဆောင်မည့်လုပ်ငန်းများလုပ်ဆောင်ရန် ကုန်ကျမည့်ငွေကြေး များကို တွက်ချက်ရေးဆွဲခြင်းပင်ဖြစ်သည်။ အဖွဲ့တခုတွင် လုပ်ငန်းများကိုအကောင်အထည်ဖော်ရန် တာဝန်ရှိသောသူများသည် ရသုံးမှန်းခြေ ငွေစာရင်းရေးဆွဲရာတွင် ပါဝင်ရန် အရေးကြီးပါသည်။ ထိုကဲ့သို့ပါဝင်ခြင်းမရှိပါက ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်း သည် တိကျမှုမရှိနိုင်ပါ။ ဝန်ထမ်းများ စီစဉ်ထားသည့်လုပ်ငန်းများကို အကောင်အထည်ဖော်ရာတွင် ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်း နှင့် ကိုက်ညီအောင်သုံးစွဲနိုင်ရန်မှာ ခက်ခဲပါလိမ့်မည်။
စီမံကိန်းလုပ်ငန်းများကို အကောင်အထည်ဖော်သည့် ဝန်ထမ်းများသည် သူတို့၏ ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်းရေးဆွဲခြင်းတွင် ပါဝင်လျှင်`အောက်မှအထက်သို့´ ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်းရေးဆွဲနည်းဖြင့် ဖော်ပြကြသည်။ ၎င်းနှင့်ဆန့်ကျင်ဖက်မှာ အထက် ကမန်နေဂျာများ ရေးဆွဲသည့် `အထက်မှအောက်´ ရေးဆွဲခြင်းမျိုးဖြစ်ပါသည်။ အဖွဲ့အစည်းအများအပြားသည် ထိုနည်း လမ်း နှစ်မျိုးစလုံးကို ရောနှောကျင့်သုံးကြပါသည်။
ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်းရေးဆွဲနည်း အမျိုးမျိုးရှိပါသည်။ သင်တန်းသားများသည် မိမိတို့အတွက် အကောင်းဆုံးဖြစ်မည့် နည်းကို အသုံးပြုသင့်သည်။
က ခ ဂ ဃ င စ ဆ (ဂxဃxစ) ဇ ငွေစာရင်း အမှတ် ငွေစာရင်းအကြောင်းအရာ အမျိုးအမည် ကုန်ကျငွေ (လ/ရက်/ အမျိုးအစား) ပစ္စည်းတစ်ခုချင်း အရေ အတွက် ပစ္စည်းတစ်ခုချင်းကုန်ကျစရိတ်စုစုပေါင်း ပစ္စည်းအားလုံး ငွေစာရင်းနှင့်ပတ်သက်ပြီးဆွေးနွေး သည့်အခါ၊ စာရင်း ခေါင်း စဉ်တစ်ခုကိုသာကြည့်လိုသည့်အခါမျိုးတွင်အသုံးဝင် သည်။ ငွေစာရင်းထဲတွင် အတိုချုပ် ဖော်ပြချက်။ ပစ္စည်းအမျိုးမျိုးဖြစ်နေလျှင် ဤ ဇယားကွက် သည် အသုံး ဝင်သည်။ ပစ္စည်း အမျိုး အစား တစ်ခုစီ၏၏ကုန်ကျ စရိတ်ကို ဖော်ပြ သည်။ ဤ ဇယား ကွက်သည် ကုန်ကျစရိတ်နှင့်တွက် ချက်မှု၏ အခြေခံဖြစ်ပါသည်။ Unit သည် ငွေစာ ရင်း အမျိုးအစားအရ အမျိုးမျိုးရှိပါ စီမံကိန်းအတွက်လို အပ်သော အရေ အတွက် ကို အတိအကျ တစ်ခုချင်း ပစ္စည်းတစ်ခု ချင်းစီ၏ကုန်ကျ စရိတ်များအားလုံးကို စုပေါင်းထား ခြင်းဖြစ်သည်။
တိကျရှင်းလင်းသည့် ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်းတစ်ခုဖြစ်ရန် –
• စာရင်းကိုတင်ပြရာတွင် အလွယ်တကူနားလည်နိုင်အောင် ရေးဆွဲရမည်။
• တွက်ချက်မှုများသည် ရှင်းလင်းရန်လိုအပ်သည်။
• ကုန်ကျစရိတ်၊ ရှင်းလင်းချက်နှင့် တိကျမှု အပြည့်အဝရှိရမည်။
• ရှင်းလင်းချက်မှတ်စုများ ပေးရမည်။
• ပါဝင်သင့်သည့် အချက်အလက်များပါဝင်ရမည်။
ဥပမာ – သင်တန်း (၃) ရက်အတွက် ကုန်ကျငွေ –
သင်တန်းခန်းမ ငှားရမ်းစရိတ် – ၅၀၀,၀၀၀ ကျပ် (တစ်ရက်စာ)
သင်တန်းနည်းပြစရိတ် – ၅၀၀,၀၀၀ ကျပ် (တစ်ရက်စာ)
သင်တန်းနည်းပြတည်းခိုစရိတ် – ၁၅၀,၀၀၀ ကျပ် (တစ်ည)
နေ့လည်စာနှင့် လက်ဖက်ရည်သောက်စရိတ် (သင်တန်းသား ၂၈ + သင်တန်းနည်းပြ ၃ = ကိုယ်စားလှယ် ၃၁) – ၅၀,၀၀၀ ကျပ် (လူတစ်ဦး)
သင်တန်းလက်စွဲစာအုပ် ၃၁ အုပ် – ၃၀,၀၀၀ ကျပ် (တစ်အုပ်)
ဖိုင် ၂၈ ခု – ၅,၀၀၀ ကျပ် (ဖိုင်တစ်ခု)
က ခ ဂ ဃ င စ ဆ (ဂxဃxစ) ဇ ငွေစာရင်း အမှတ် ငွေစာရင်းအကြောင်းအရာ အမျိုးအမည် အရေ အတွက် ကုန်ကျငွေ (မြန်မာကျပ်) (လ/ရက်/ အမျိုးအစား) ပစ္စည်းတစ်ခု ချင်း အရေ အတွက် ပစ္စည်း တစ်ခုချင်း ကုန်ကျစရိတ် စုစုပေါင်း ငွေစာရင်း အမှတ် ၁ စာရင်းကိုင်သင်တန်း ၁.၁ သင်တန်းအတွက် အခန်းငှားခ ၁ နေ့ ၃ ၁.၂ သင်တန်းနည်းပြစရိတ် ၁ နေ့ ၃ ၁.၃ သင်တန်းနည်းပြတည်းခိုစရိတ် ၁ နေ့ ၃ ၁.၄ နေလည်စာနှင့် လက်ဖက်ရည် သောက်စရိတ် ၃ ကိုယ်စားလှယ် ၃၁ ၁.၅ သင်တန်းလက်စွဲစာအုပ် ၁ ကိုယ်စားလှယ် ၃၁ ၁.၆ ဖိုင် ၁ သင်တန်းသား ၂၈ စုစုပေါင်း
၃၊ ငွေစာရင်းအသုံးပြုမှု ဇယား (Chart of Account) • ပိုင်ဆိုင်သော အရင်းအနှီး Assets • ပေးရန်ရှိသော ငွေ Liabilities • ဝင်ငွေ Revenue • သုံးစွဲငွေ Expenses ၄၊ ငွေကြေးစီမံခန့်ခွဲမှု • ငွေကိုင်သည် ဘဏ်စာရင်းစာအုပ်ကို စစ်ဆေးရန်လိုအပ်ပါသည်။ သို့မဟုတ် ငွေကြေးကို သွားရောက် ယူဆောင်ခြင်းနှင့် ရေတွက်ခြင်းပြုရပါမည်။ • ` ရရှိကြောင်းဖြတ်ပိုင်း သို့မဟုတ် ငွေလက်ခံဖြတ်ပိုင်း´ ကို ငွေကိုင်မှ ပြင်ဆင်ရမည်။ ၎င်းကို ဘဏ္ဍာရေးဌာန ဝန်ထမ်းမှ စစ်ဆေးပြီး ဒါရိုက်တာ/ညှိနှိုင်းရေးမှူး တို့မှ လက်ခံရရှိကြောင်းအတည်ပြုပေးရမည်။ • ငွေကိုင်သည် မိတ္တူတစ်စောင်ကို ငွေကြေးပံ့ပိုးသည့်အဖွဲ့ထံပေးပို့ပြီး မူရင်းကို ငွေစာရင်းစာအုပ်ထဲတွင် သိမ်းဆည်းထားရပါမည်။ • ငွေကြေး သို့မဟုတ် ဘဏ်စာအုပ်ကို လုံခြုံသောနေရာတွင် သိမ်းဆည်းထားရပါမည်။ • ငွေကိုင်သည် ငွေစာရင်းစာအုပ်အပြောင်းအလဲလုပ်ငန်းများကို စစ်ဆေးရပါမည်။ ငွေကြေးသိမ်းဆည်းခြင်း ( ၃) သုံးစွဲခဲ့သောငွေကြေးအတွက် ငွေလက်ခံဖြတ်ပိုင်းပါ အမြဲတမ်းရှိရပါမည်။ a line manager ၏ ခွင့်ပြုချက် လိုအပ်ပါသည်။ ငွေလက်ခံဖြတ်ပိုင်းမရှိခြင်းသည် ဝယ်ယူခဲ့သော ပစ္စည်းအတွက် အထောက်အထားမရှိခြင်းပင် ဖြစ်သည်ကို မမေ့ပါနှင့်။ ( ၄) ပိုငွေကို ဘဏ်ထဲပြန်သွင်းပါ။ ( ၅) ငွေလက်ခံခြင်းအတွက် သင့်လျော်သောလုပ်ငန်းစဉ်အဆင့်များကို ချမှတ်ဆောင်ရွက်ပါ။ ( ၆) အသေးသုံးငွေထားရှိရာနှင့် မီးခံသေတ္တာဆီ မဝင်ရောက်နိုင်ရန် ကန့်သတ်ထားရပါမည်။ အသေးသုံးငွေထားသည့်သေတ္တာသော့နှင့် မီးခံသေတ္တာသော့တို့ကို တာဝန်ရှိသူလက်ထဲတွင် လုံခြုံစွာ သိမ်းဆည်း ထားသင့်သည်။ ထိုသို့ပေးအပ်ထားခြင်းကို အဖွဲ့အစည်းမှကိုယ်စားလှယ်လွှဲအပ်ခြင်းခံရသော တာဝန်ရှိသူက စာရင်း မှတ်တမ်းတွင် မှတ်တမ်းတင်ထားရမည်။ ( ၇) ငွေကြေးအပေးအယူများကို အနည်းဆုံးဖြစ်အောင် စီစဉ်ထားရှိရပါမည်။ ၄၊ ငွေထုတ်ယူခွင့်ကို အတည်ပြု ခြင်း (လက်မှတ်ထိုးခွင့်) အမှုဆောင်ညွှန်ကြားမှူး ငွေကျပ် သိန်း ၁၀၀ အထက် စီမံကိန်းအစီအစဉ် ညှိနှိုင်းရေးမှူး ငွေကျပ် သိန်း ၅၀ အထက် မှ သိန်း ၁၀၀ အထိ- စီမံကိန်း ညှိနှိုင်းရေးမှူး ငွေကျပ် သိန်း ၂၀ အထက်မှ သိန်း ၅၀ အထိ မန်နေဂျာ ငွေကျပ် သိန်း ၂၀ အထိ ၅။ ငွေကြေးကို တိုက်ဆိုင်စစ်ဆေးခြင်း ငွေများကို လစဉ် တွက်ချက်စစ်ဆေးရပါမည်။ • ငွေစစ်ဆေးတွက်ချက်မည့်အချိန်ကို ကြိုတင်စီစဉ်ထားခြင်းမပြုလုပ်သင့်ပါ။ • ငွေကိုစစ်ဆေးတွက်ချက်သူသည် စာရင်းကိုင်၊ ငွေကိုင် သို့မဟုတ် အမှုဆောင်ညွှန်ကြားရေးမှူး မဖြစ်ရပါ။ ဘဏ္ဍာရေးမှူးက သင့်လျော်သောဝန်ထမ်းတဦးဦးကို ရွေးချယ်၍ စစ်ဆေးခွင့်ပေးနိုင်သည်။ ငွေစစ်ဆေးတွက်ချက်သည့်ပုံစံနမူနာ
ငွေစက္ကူ အရေအတွက် စုစုပေါင်းတန်ဖိုး ၅၀၀ ၂ ၁,၀၀၀ ၁၀၀၀ ၄ ၄,၀၀၀ ၅၀ ၀၀၁ ၀၀၅၀ ၀,၀၀၀၁၀၀ ၀၀၁၅ ၁၅၀,၀၀၀ စုစုပေါင်း ၆၅၅,၀၀၀
ရေတွက်သူ: …………………….. အတည်ပြုသူ: ……………………….
ကြိုတင်ထုတ်ယူငွေ
ကြိုတင်ငွေဆိုသည်မှာ လုပ်ငန်းများမလုပ်ဆောင်ရသေးမီ အသုံးပြုနိုင်ရန် ကြိုတင်ထုတ်ပေးသောငွေကို ဆိုလိုသည်။ ဥပမာ လုပ်ငန်းမလုပ်ဆောင်ရသေးမီ၊ ပေးရမည်ထက်စောပြီးပေးသောငွေ သို့မဟုတ် ဆောက်လုပ်ရေးစီမံကိန်းတစ်ခု အဆင့် တစ်ခုမပြီးစီးမီ ပေးသောငွေ၊ ကြိုတင်လစာ၊ ကြိုတင်ခရီးစရိတ် စသည်တို့ဖြစ်ပါသည်။
မှတ်ချက် – ကြိုတင်ငွေဆိုသည်မှာ အထောက်အထားစာရွက်စာတမ်းမရှိဘဲ ထုတ်ပေးသောငွေကို ဆိုလိုပါသည်။
ကြိုတင်လစာ – လမကုန်ခင် လစာငွေကို ထုတ်ယူခြင်း
ကြိုတင်ခရီးစရိတ် – သတ်မှတ်ထားသောခရီးအတွက် ကုန်ကျမည်စရိတ်ကို ထုတ်ယူခြင်း
စီမံကိန်းအတွက်ကြိုတင်ငွေ – စီမံကိန်းအသုံးစရိတ်များအတွက် ငွေထုတ်ယူခြင်း၊ ဥပမာ ပရိဘောဂပစ္စည်းများ ပြုလုပ်၍မပြီးစီးမီ လက်သမားခပေးခြင်း
အခြားကြိုတင်ငွေ – အခြားအသုံးစရိတ်များအတွက် ငွေထုတ်ယူခြင်း၊ ဥပမာ မမျှော်လင့်ဘဲရောက်ရှိလာသော ဧည့်သည်အတွက် ဧည့်ခံစရိတ် သို့မဟုတ် အရေးပေါ်လိုအပ်သောပစ္စည်းများဝယ်ယူခြင်းအတွက် ကုန်ကျစရိတ်
ကြိုတင်ထုတ်ယူငွေထုတ်သည့် လုပ်ငန်းစဉ်အဆင့်ဆင့်
( ၁) ငွေတောင်းခံသူသည် ကြိုတင်ထုတ်ပေးငွေတောင်းခံသည့်ပုံစံကိုဖြည့်ပြီး တာဝန်ရှိသူ(ကြီးကြပ် အုပ်ချုပ်သူ) ထံမှ ခွင့်ပြုချက် ရယူရမည်။
( ၂) တာဝန်ရှိသူ ကြိုတင်ထုတ်ပေးငွေတောင်းခံလွှာကို စစ်ဆေးပြီး ခွင့်ပြုမည်။
• ကြိုတင်ထုတ်ပေးငွေတောင်းခံသည့်ပုံစံ ကို ပြည့်စုံမှန်ကန်စွာဖြည့်စွက်ရမည်။
• ကြိုတင်ငွေထုတ်ပေးသည့်မူဝါဒအရ လက်ခံနိုင်သောငွေပမာဏ ဖြစ်ရမည်။
• ဝယ်ယူမည့်ပစ္စည်းအတွက် လက်ခံနိုင်သော ငွေပမာဏဖြစ်ရမည်။
• ဝယ်ယူမည့်ပစ္စည်းအမျိုးအစားသည် ငွေကြေးပံ့ပိုးသည့်အဖွဲ့မှခွင့်ပြုထားပြီးဖြစ်သော ရသုံး မှန်းခြေငွေစာရင်းထဲတွင် ခွင့်ပြုထားပြီးသော ပစ္စည်းဖြစ်ရမည်။
( ၃) ငွေကိုင်သည် တောင်းခံလာသူကို ကြိုတင်ငွေ ထုတ်ပေးရမည်။
( ၄) ငွေကိုင်သည် ကြိုတင်ငွေထုတ်ပေးသည့် စာရင်းစာအုပ်တွင် ထုတ်ပေးငွေကို ရေးသွင်းရမည်။
ကြိုတင်ထုတ်ပေးငွေ စာရင်းရှင်းခြင်း
ကြိုတင်ထုတ်ပေးထားသောငွေကို စည်းမျဉ်းအရသတ်မှတ်ထားသောအချိန်အတွင်း အသုံးပြုခဲ့သည့် ပစ္စည်း၊ ကိစ္စနှင့်ဆက်စပ်သည့် အထောက်အထားစာတမ်းများနှင့်တကွ စာရင်းပြန်၍ရှင်းရမည်။
ငွေစာရင်းအင်းမှတ်တမ်းများ
အဖွဲ့အစည်းတိုင်းသည် အဖွဲ့၏ငွေကြေးဆိုင်ရာအခြေအနေများနှင့်စပ်လျဉ်းသော သတင်းအချက်အလက်များကို သိရှိနိုင်ရန်အတွက် အဖွဲ့၏ငွေပေးငွေယူမှတ်တမ်းများကို သိမ်းဆည်းထားရှိရန် လိုအပ်ပါသည်။ ၎င်းမှတ်တမ်းများထဲတွင် အောက်ပါတို့ ပါဝင်သည်။
အကောင်အထည်ဖော်သောလုပ်ငန်းအားလုံး၏ရလဒ် – ပိုငွေ သို့မဟုတ် လိုငွေ၊ အသားတင်ဝင်ငွေ သို့မဟုတ် အသားတင် သုံးစွဲငွေ
ငွေပေးငွေယူအနည်းအကျဉ်းသာရှိသော သေးငယ်သည့်အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုအတွက် ရိုးရှင်းသည့် စာရင်းအင်းစနစ်တစ်ခုသာ လိုအပ်သည်။ စီမံကိန်းလုပ်ငန်းအတော်များများကို တာဝန်ယူထားသော ထောက်ပံ့ငွေများကို အရင်းအမြစ်အမျိုးမျိုးမှ ရရှိထားသော အဖွဲ့အစည်းကြီးများအနေဖြင့် အဖွဲ့၏အစီရင်ခံစာပေးပို့ရခြင်းနှင့် ငွေကြေး ဆိုင်ရာစနစ်များသည် ပို၍ ရှုပ်ထွေးလာသည်။
ငွေစာရင်းအင်းမှတ်တမ်းများသည် အဓိကအမျိုးအစား နှစ်မျိုးသာရှိပါသည်။
၁) အထောက်အထားစာရွက်စာတမ်းများ
၂) ငွေစာရင်းအင်းစာအုပ်များ
မှတ်တမ်းများမှာ –
• လက်ခံရရှိသောငွေကြေးအတွက် ငွေလက်ခံဖြတ်ပိုင်း
• ထုတ်ပေးသောငွေအတွက် ငွေလက်ခံဖြတ်ပိုင်း
• ငွေတောင်းခံလွှာ – ထောက်ခံခြင်းနှင့် ပေးပြီးကြောင်းတံဆိပ်တုံးထုထားခြင်း
• ပေးပို့သည့်မှတ်တမ်း/ ပစ္စည်းလက်ခံရရှိသည့် မှတ်တမ်း
• ဘဏ်စာရွက်စာတမ်း/ ဘဏ်ငွေလက်ခံဖြတ်ပိုင်း
• ဝယ်ယူရန်မှာကြားသည့် အော်ဒါ
မှတ်ချက် – အဖွဲ့အစည်းတိုင်းသည် မိမိတို့ဆောင်ရွက်ခဲသော ငွေပေးငွေယူမှုတိုင်းကို အထောက်အထားဖြစ်စေရန်အတွက် အောက်ပါမူရင်းအထောက်အထားစာရွက်စာတမ်းများကို ဖိုင်တွဲထားသင့်ပါသည်။
လက်ခံရရှိမှု ရှင်းလင်းချက်
ငွေလက်ခံဖြတ်ပိုင်းများ၏ အသေးစိတ်အချက်အလက်များကို ရှင်းလင်းစွာဖော်ပြထားရန် လိုအပ်ပါသည်။
အချိန် – ဘယ်အချိန်မှာ ပစ္စည်းကို ဝယ်ယူခဲ့သနည်း။
တန်ဖိုး – ဝယ်ယူသည့်ပစ္စည်းစာရင်းအတွက် ကုန်ကျစရိတ်အသေးစိတ်ကို ဖော်ပြရန်
ပစ္စည်း – မည်သည့်ပစ္စည်းကို ဝယ်ယူခဲ့သနည်း။
ရောင်းသူ – မည်သူ့ထံမှဝယ်ယူသနည်း။ ဝယ်ယူစဉ်ကပေးငွေကို မည်သူလက်ခံသနည်း။
ဝယ်ယူသည့်အကြောင်း – ပစ္စည်းဝယ်ယူရသည့်အကြောင်းရင်းကို ဖော်ပြရန်။
ငွေကြေးဆိုင်ရာအပေးအယူအားလုံးအတွက် ငွေလက်ခံဖြတ်ပိုင်းပုံစံဖြင့် အထောက်အထားစာရွက်စာတမ်းများကို ထိန်း သိမ်းထားရန် အလွန်အရေးကြီးသည်။ ငွေစာရင်းသွင်းထားသည့် စာရင်းစာအုပ်၊ နေ့စွဲနှင့်အမှတ်စဉ်ကိုပါ ရည်ညွှန်း ဖော်ပြ ပေးထားပြီး ဖိုင်တွဲမည်ဆိုလျင် ပို၍ကောင်းသည်။ ၎င်းသည် ပြင်ပစာရင်းစစ်များ စစ်ဆေးသည့်အခါ အတည်ပြု ပြီးမှသာ ငွေလက်ခံဖြတ်ပိုင်းများကို စစ်ဆေးရလွယ်ကူသည့်အပြင် ငွေကြေးကိုကိုင်တွယ်ဆောင်ရွက်နေရသူများကို အကာအကွယ် ပေးနိုင်ရန်အတွက်လည်း လိုအပ်သည်။
အဖွဲ့အစည်းတွင် ဝင်ငွေနှင့်ထွက်ငွေများ၏ ငွေလက်ခံဖြတ်ပိုင်းများကို ဖိုင်ဖြင့် သီးသန့်စီခွဲခြား သိမ်းဆည်းထားရပါမည်။ မသမာသောသူက ငွေတောင်းခံလွှာများကို နောက်တစ်ကြိမ်ထပ်မံအသုံးမပြုနိုင်စေရန် ငွေတောင်းခံလွှာပေါ်တွင် ` ရှင်းပြီး´ ဆိုသည့် တံဆိပ်ဖြင့် အမှတ်အသားပြုလုပ်ပြီး နေ့စွဲနှင့် ဘောက်ချာနံပါတ်ပါ ရေးထားရပါမည်။
မပြည်စုံသော မှတ်တမ်းသည် ငွေကြေးအလွဲသုံးစားပြုလုပ်သည်ဟု သံသယအဖြစ်ခံရနိုင်ပါသည်။ ကောင်းစွာထိန်းသိမ်း ထားသောမှတ်တမ်းဖိုင်များသည် ပစ္စည်းဈေးနှုန်းအတက်အကျ၊ ဝယ်ယူထားသောပစ္စည်းများ၏အသေးစိတ်အချက် အလက်များ၊ ယခင်ကဈေးနှုန်းချသတင်းများ စသည့်တန်ဖိုးရှိသော သတင်းအချက်အလက်များ ပါဝင်ပါသည်။
၁။ လက်ခံဖြတ်ပိုင်း/ လက်ခံရရှိကြောင်းအတည်ပြုဖြတ်ပိုင်း – တစ်ဦးတစ်ယောက်ဆီမှ ငွေလက်ခံသည့်အခါတွင် အသုံးပြုသည်။
၂။ ငွေလက်ခံဖြတ်ပိုင်း – ပစ္စည်းများဝယ်ယူခြင်း သို့မဟုတ် ဝန်ဆောင်မှုများအတွက် ငွေပေးချေသည့်အခါ ငွေလက်ခံဖြတ်ပိုင်း ပေးလိမ့်မည်။ ပေးရန်လည်း တောင်းခံရန်လိုအပ်သည်။ထိုငွေလက်ခံဖြတ်ပိုင်း အထောက်အထားကို ငွေကြေးဆိုင်ရာအစီရင်ခံစာတင်ရန် အတွက် သိမ်းဆည်း ထားရန် လိုအပ်ပါသည်။
၃။ ငွေပေးချေသည့်ဖြတ်ပိုင်း – ထိုလက်ခံဖြတ်ပိုင်းသည် မိမိအဖွဲ့အစည်း၏ငွေလက်ခံဖြတ်ပိုင်းဖြစ်ပြီး ငွေလက်ခံ ဖြတ်ပိုင်း ပေးလေ့မရှိသောဈေးသည်များ၊ ဆိုက်ကား/တက္ကစီကဲ့သို့သောယာဉ်များကို အသုံးပြုသည့်အခါ အထောက် အထားအဖြစ် အသုံးပြုသူ/ဝယ်ယူသူက ဝယ်ယူသည့်ပစ္စည်းအမျိုးအမည်၊ဆိုက်ကား/တက္ကစီဆိုပါက ကားနံပါတ်နှင့် ယာဉ်မောင်းကို လက်မှတ်ထိုးခိုင်း၍ရနိုင်လျှင် လက်မှတ်ထိုးခိုင်းခြင်း၊ ဝယ်ယူသည့်နေရာ/သွားရောက်သည့်နေရာစသည်တို့ ကို ထည့်သွင်းဖော်ပြရန် လိုအပ်သည်။
၄။ ငွေလက်ခံဖြတ်ပိုင်းအချုပ် – ငွေထုတ်ပေးရန် တာဝန်ရှိသူက အတည်ပြုလက်မှတ်ရေးထိုးနိုင်ရန် ဝန်ထမ်းများ သည် ၎င်းတို့ဝယ်ယူထားသောပစ္စည်းများ/အသုံးပြုသောလုပ်ငန်းများ၏ကုန်ကျစရိတ်ကို စာရင်းချုပ်၍ ငွေလက်ခံဖြတ်ပိုင်း ရေးသားရန်လိုအပ်သည်။
ငွေစာရင်းစာအုပ်များ
စာအုပ်များသည် ငွေပေးချေခြင်းနှင့်လက်ခံခြင်းလုပ်ငန်းများအားလုံးကို မှတ်တမ်းတင်ထားသော မှတ်တမ်း စာအုပ်များဖြစ်ကြသည်။
ဘဏ်(ငွေစာရင်း) စာအုပ်
ငွေလွှဲပြောင်းခြင်း၊ ငွေအပ်နှံခြင်း၊ ငွေထုတ်ခြင်း၊ ငွေပေးချေခြင်း၊ အတိုးနှုန်း စသဖြင့်
ငွေစာရင်း စာအုပ်
ဘဏ်မှထုတ်ယူလာသောငွေစာရင်း၊ ငွေပေးချေမှု
ကြိုတင်ထုတ်ပေးသည့် ငွေစာရင်းစာအုပ်
ကြိုတင်ပေးငွေ နှင့် ကြိုတင်ငွေရှင်းလင်းခြင်း
ငွေစာရင်းအဝင်အထွက်မှတ်တမ်းဇယား
အောက်ဖော်ပြပါဇယားကွက်သည် အဖွဲ့အစည်းတစ်ခု၏စနစ်အတွက် ငွေကြေးလည်ပတ် စီးဆင်းပုံ သဘောတရားကို ရှင်းပြထားခြင်းဖြစ်သည်။
ဘဏ်ငွေစာရင်း စာအုပ် ငွေစာရင်း စာအုပ် အသေးသုံးငွေ/ ကြိုတင်ထုတ် ငွေစာရင်းစာအုပ် အလှူရှင်မှလွဲငွေ ၅၀, ၀၀၀,၀၀၀ ထုတ်ယူငွေ ၃၀, ၀၀၀,၀၀၀ ကြိုတင်ထုတ်ယူငွေမှတ်တမ်း ၁၀,၀၀၀,၀၀၀ ထုတ်ယူငွေ (၃၀, ၀၀၀,၀၀၀) ကြိုတင်ထုတ်ငွေ (၁၀, ၀၀၀,၀၀၀) လက်ကျန်ငွေ ၂၀, ၀၀၀,၀၀၀ လက်ကျန်ငွေ ၂၀, ၀၀၀,၀၀၀
စုစုပေါင်းလက်ကျန် = ဘဏ်စာအုပ် + ငွေစာရင်းစာအုပ် + ကြိုတင်ထုတ်ငွေစာရင်းစာအုပ်
= ၂၀, ၀၀၀,၀၀၀ + ၂၀,၀၀၀, ၀၀၀ + ၁၀,၀၀၀, ၀၀၀
= ၅၀,၀၀၀, ၀၀၀
ငွေစာရင်းစာအုပ်များထဲတွင် မည်သို့မှတ်တမ်းရေးသွင်းမည်နည်း
ဘဏ်စာအုပ် ငွေစာရင်းစာအုပ် ကြိုတင်ထုတ်ငွေစာရင်းစာအုပ်
အလှူရှင်ထံမှလွှဲငွေ ၅၀, ၀၀၀,၀၀၀ ထုတ်ယူငွေ ၃၀, ၀၀၀,၀၀၀ ကြိုတင်ထုတ်ပေးငွေ (၁၀, ၀၀၀,၀၀၀)
ထုတ်ယူငွေ (၃၀, ၀၀၀,၀၀၀)
လက်ကျန်ငွေ ၂၀, ၀၀၀,၀၀၀
စုစုပေါင်းလက်ကျန်ငွေ = ဘဏ် + မီးခံသေတ္တာထဲရှိငွေ + ကြိုတင်ထုတ်ပေးငွေ
= ၂၀, ၀၀၀,၀၀၀ + (၃၀, ၀၀၀,၀၀၀ – (၁၀, ၀၀၀,၀၀၀)) + ၁၀, ၀၀၀,၀၀၀
= ၅၀, ၀၀၀,၀၀၀
မှတ်ချက် – မီးခံသေတ္တာထဲရှိငွေကို ငွေစာရင်းစာအုပ်နှင့် ကြိုတင်ထုတ်ပေးသောငွေစာရင်းစာအုပ် နှစ်အုပ်စလုံးတွင် ထည့်သွင်းတွက်ချက်ရန် အရေးကြီးပါသည်။
ငွေစာရင်းစာအုပ်များအတွက် မှတ်တမ်းများကို စာအုပ်များထဲတွင် သိမ်းဆည်းထားရန်လိုအပ်ပါသည်။
လက်တွေ့လေ့ကျင့်ရန် နမူနာ
• ၂၀၂၅ ခုနှစ်၊ ဇွန်လ ၁ ရက် – ငွေကြေးပံ့ပိုးပေးသည့်အဖွဲ့မှ သင်တို့အဖွဲ့အစည်းထံသို့ မြန်မာကျပ်ငွေ (၅၀,၀၀၀, ၀၀၀) လွှဲပေးခဲ့သည်။ ဘဏ်မှ ငွေလွှဲခအတွက် ကျပ်ငွေ (၅၀,၀၀၀) ဝန်ဆောင်စရိတ်ယူပါသည်။
• ၂၀၂၅ ခုနှစ်၊ ဇွန်လ ၂ ရက် – အဖွဲ့၏မီးခံသေတ္တာတွင်သိမ်းဆည်းထားရန် ကျပ်ငွေ (၂၀,၀၀၀,၀၀၀) ကို ဘဏ်မှ ထုတ်ယူခဲ့ပါသည်။
• ၂၀၂၅ ခုနှစ်၊ ဇွန်လ ၁၅ ရက် – အခြေခံစာရင်းကိုင်သင်တန်းအတွက် ဖိုင် (၅၀) ကို ကျပ်ငွေ (၁၅၀,၀၀၀)ဖြင့် ဝယ်ယူခဲ့ပါသည်။
• ၂၀၂၅ ခုနှစ်၊ ဇွန်လ ၂၀ ရက် – ကိုရဲကို မန္တလေးမြို့တွင်ပြုလုပ်သော အဖွဲ့အစည်းများ လုပ်ငန်းညှိနှိုင်း အစည်းအဝေးကိုတက်ရောက်ရန် ခရီးစရိတ်ကျပ်ငွေ (၁,၀၀၀,၀၀၀) ကြိုတင်ထုတ်ပေးခဲ့ပါသည်။
• ၂၀၂၅ခုနှစ်၊ ဇွန်လ ၂၅ ရက် – ကိုရဲသည် ကြိုတင်ထုတ်ပေးငွေထဲမှ အသုံးပြုငွေ (၈၀၀,၀၀၀) ကို စာရင်း ပြန်လည်ရှင်းလင်းခဲ့ပြီး ပိုငွေ (၂၀၀,၀၀၀) ကို ကြိုတင်ထုတ်ပေးငွေစာရင်းစာအုပ်ထဲသို့ ပြန်သွင်းခဲ့ပါသည်။
ဘဏ်ငွေစာရင်းစာအုပ်
၂၀၂၅ ဇွန်လ ၁ ရက် donor မှလွှဲငွေ ၅၀,၀၀၀, ၀၀၀ ကျပ်
ဇွန်လ ၁ ရက် ဘဏ်ဝန်ဆောင်ခ (၅၀,၀၀၀)
၂၀၂၅ ခုနှစ်၊ ဇွန်လ ၂ ရက် – အဖွဲ့၏မီးခံသေတ္တာတွင်သိမ်းဆည်းထားရန် ကျပ်ငွေ (၂၀,၀၀၀,၀၀၀) ကို ဘဏ်မှ ထုတ်ယူခဲ့ပါသည်။
ဘဏ်ငွေစာရင်းစာအုပ်
ဇွန်လ ၂ ရက် ထုတ်ယူငွေ (၂၀, ၀၀၀,၀၀၀)
ငွေစာရင်းစာအုပ်
ဇွန်လ ၂ ရက် ထုတ်ယူသည့်ငွေ ၂၀, ၀၀၀,၀၀၀
၂၀၂၅ ခုနှစ်၊ ဇွန်လ ၁၅ ရက် – အခြေခံစာရင်းကိုင်သင်တန်းအတွက် ဖိုင် (၅၀) ကို ကျပ်ငွေ (၁၅၀,၀၀၀)ဖြင့် ဝယ်ယူခဲ့ပါသည်။
ငွေစာရင်းစာအုပ်
ဇွန်လ ၁၅ ရက် အခြေခံစာရင်းကိုင်သင်တန်းအတွက် ဖိုင် (၅၀) (၁၅၀,၀၀၀)
၂၀၂၅ ခုနှစ်၊ ဇွန်လ ၂၀ ရက် – ကိုရဲ ကို မန္တလေးမြို့တွင်ပြုလုပ်သော အစည်းအဝေးကိုတက်ရောက်ရန် ခရီးစရိတ်ကျပ် ငွေ (၁,၀၀၀,၀၀၀) ကြိုတင်ထုတ်ပေးခဲ့ပါသည်။
ကြိုတင်ထုတ်ငွေစာရင်းစာအုပ်
ဇွန်လ ၂၀ ရက် ကိုရဲကို ကြိုတင်ထုတ်ပေးငွေ (၁,၀၀၀,၀၀၀)
၂၀၂၅ ခုနှစ်၊ ဇွန်လ ၂၅ ရက် – ကိုရဲသည် ကြိုတင်ထုတ်ပေးငွေမှ အသုံးပြုငွေ (၈၀၀,၀၀၀)ကျပ်အတွက် စာရင်း ပြန်ရှင်းလင်းခဲ့ ပြီး ပိုငွေ (၂၀၀,၀၀၀) ကို ကြိုတင်ထုတ်ပေးငွေစာရင်းစာအုပ်ထဲ ပြန်သွင်းခဲ့ပါသည်။
ကြိုတင်ထုတ်ငွေစာရင်းစာအုပ်
ဇွန်လ ၂၅ ရက် ကိုရဲ၏ကြိုတင်ထုတ်ပေးငွေရှင်းလင်းခြင်း ၁,၀၀၀, ၀၀၀
( တင်ပြသည့်ငွေစာရင်း ၈၀၀, ၀၀၀ + ငွေသား ၂၀၀,၀၀၀)
ငွေစာရင်းစာအုပ်
ဇွန်လ ၂၅ ရက် မန္တလေးမြို့တွင် လုပ်ငန်းညှိနှိုင်းအစည်းအဝေး
တက်ရောက်သည့် ခရီးစရိတ် ကျပ်ငွေ (၈၀၀,၀၀၀)
စာရင်းစာအုပ်အားလုံး စာရင်းကိုက်သွားလျင် လက်ထဲရှိငွေများကိုရေတွက်ပြီး ငွေစာရင်းပုံစံထဲတွင်ဖြည့်သွင်းရမည်။ ငွေစာရင်းပုံစံထဲမှ ငွေသားစုစုပေါင်းသည် ငွေစာရင်းစာအုပ်ထဲရှိ စာရင်းပိတ်လက်ကျန်ငွေစာရင်းနှင့် ကိုက်ညီမှု ရှိရပါမည်။
ပြန်လည်စာရင်းကိုက်/ညှိနှိုင်းသည့်လုပ်ငန်းစဉ်
ပြန်လည်စာရင်းကိုက်/ညှိနှိုင်းခြင်းသဘောတရားဆိုသည်မှာ –
စာရင်းဖွင့်လက်ကျန်ငွေ
ညှိနှိုင်းခြင်း – ဘဏ္ဍာနှစ်တနှစ်/သုံးစွဲရန်ခွင့်ပြုသည့်ကာလအတွင်း လွှဲပြောင်းပေးသော / ဝင်ရောက်လာသောငွေကြေး
လျော့ချခြင်း – အသုံးစရိတ်များ
စာရင်းပိတ်လက်ကျန်ငွေတို့ကို ပြန်လည်၍ စာရင်းကိုက်ညီမှုရှိမရှိစစ်ဆေးသည့်လုပ်ငန်းစဉ်ပင်ဖြစ်သည်။
ဘဏ်ငွေစာရင်းစာအုပ်နှင့် ငွေစာရင်းစာအုပ်များမှ ငွေပေးငွေယူများကို စာရင်းပေါင်းချုပ်ရပါမည်။ ထိုသို့စာရင်း ပေါင်းချုပ်ထားသော ငွေစာရင်းအချက်အလက်များအတွက် ကွန်ပျူတာ EXCEL ဖြင့် အမျိုးအစားခွဲခြင်း၊ အလှူရှင် အဖွဲ့အစည်းကို အစီရင်ခံစာတင်ပြရန်အတွက် သတင်းအချက်အလက်များရရှိရန် “filter” များထည့်သွင်းခြင်း၊ သုံးစွဲခဲ့သည့်ငွေစာရင်းကို စစ်ဆေး ခြင်းတို့ပြုလုပ်နိုင်ပါသည်။
ယင်းသတင်းအချက်အလက်များကို ကူးယူပြီး လယ်ဂျာစာရွက်ပေါ်တွင် ရေးသွင်းပြီး ငွေစာရင်း အမှတ်များနှင့် နေ့စွဲများကို အစီအစဉ်ပြုလုပ်ရန်အတွက် “filter” များကို အသုံးပြုရသည်။ ငွေစာရင်းအမှတ်များကို ပြန်လည်စုစည်းစီစဉ်ခြင်းဖြင့် ငွေပေးငွေယူအားလုံးကို ရေးသွင်းရသည်။
• ရသုံးမှန်းခြေငွေစာရင်းတွင် ငွေမည်မျှရှိသနည်း။
• ဘဏ္ဍရေးကာလအတွင်း ငွေကြေးမည်မျှသုံးစွဲခဲ့သနည်း။
• နောက်နှစ်ဘဏ္ဍာရေးကာလအတွင်း သုံးစွဲရန် ဘဏ္ဍာငွေမည်မျှ ကျန်ရှိမည်နည်း။
• စုစုပေါင်းဘဏ္ဍာငွေ၏ ရာခိုင်နှုန်းမည်မျှကို သုံးစွဲခဲ့ပါသနည်း
ရသုံးမှန်ခြေငွေစာရင်းနှင့် သုံးစွဲငွေတို့၏အခြေအနေကိုသိရှိရန် ငွေစာရင်းဌာနမှဝန်ထမ်းများသည် ငွေစာရင်းကို လစဉ် သို့မဟုတ် (၃) လတစ်ကြိမ် စာရင်းအင်းပြုစုရမည်။ ထိုငွေစာရင်းဆိုင်ရာသတင်းအချက်အလက်များသည် စီမံကိန်းကို ရေးဆွဲ အကောင်အထည်ဖော်သော ဝန်ထမ်းအားလုံးအတွက် အလွန်အရေးကြီးပါသည်။
==============================================================================
