စီမံရေးရာလုပ်ငန်းများ – ၂

ပစ္စည်းစာရင်း စီမံခန့်ခွဲမှု (ယခင်အပတ်မှအဆက်)

အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းနှင့် ပစ္စည်းစာရင်း စီမံခန့်ခွဲမှု

အဖွဲ့၏ ပစ္စည်းများကို စီမံခန့်ခွဲရာတွင် ၎င်းတို့၏ တန်ဖိုး နှင့် သက်တမ်းကြာရှည်မှု အပေါ်မူတည်၍ အဓိက စနစ် သုံးမျိုးဖြင့် ခွဲခြားကိုင်တွယ်သည်။ ဤစနစ်များက ပစ္စည်းများ ပျက်စီးခြင်း၊ ပျောက်ဆုံးခြင်း သို့မဟုတ် အလွဲသုံးစားမလုပ်နိုင်အောင် ထိန်းချုပ်ပေးသည်။

ပစ္စည်းအမျိုးအစား (Material Resource Type)	အဓိပ္ပာယ်ဖွင့်ဆိုချက် (Definition)	ဥပမာ (Examples)	တာဝန်ရှိသူ (Responsible Personnel)	ရေတွက်စစ်ဆေးမှု အကြိမ်ရေ (Count Frequency)
အမြဲတမ်းပစ္စည်း (Fixed Assets)	သက်တမ်းကြာ (၅ နှစ်အထက်) နှင့် ငွေကြေးတန်ဖိုးရှိ ($50 အထက်)။	ပရိဘောဂ၊ ကွန်ပျူတာ၊ ယာဉ်များ။	စီမံရေးရာတာဝန်ခံ၊ အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာ။	၆ လတစ်ကြိမ် (Every 6 months)
ကြာရှည်သုံးနိုင်သည့် အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ (Non-Expendable Supplies)	သက်တမ်းရှည် (၅ နှစ်အထက်) သို့သော် သိသာသော ငွေကြေးတန်ဖိုးမရှိ ($50 အောက်)။	အမှိုက်ပုံး၊ စတေပယ်လာ၊ လိုက်ကာများ။	စီမံရေးရာတာဝန်ခံ၊ပစ္စည်း ထိန်း အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာ။	၃ လတစ်ကြိမ် (Quarterly)
ကုန်လွယ်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ (Expendable Supplies)	အသုံးပြုပြီးလျှင် စွန့်ပစ်ရသောပစ္စည်းများ (ငွေကြေးတန်ဖိုးမများလှသော)	ဘောပင်၊ စာရွက်၊ တိပ်၊ မာကာများ။	စီမံရေးရာတာဝန်ခံ၊ပစ္စည်း ထိန်း	လစဉ် (Monthly – ဂိုဒေါင်ရှိပစ္စည်းများ)

What happens?အခြေအနေ	What records?မှတ်တမ်း	Where?နေရာ	Who?မည်သူ	When?အချိန်
ပစ္စည်းဝယ်ယူ/ရောက်ရှိလာခြင်း
ပစ္စည်းမှာယူမှုနှင့် ရေတွက်ပြီး စာရင်းနှင့် ပစ္စည်းကိုက်မကိုက်စစ်ဆေးပါ။	လက်ခံမှတ်တမ်း အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း လက်ခံ အထောက်အထား၊စာရွက်စာတမ်းများ (for fixed assets only)	ပစ္စည်းဝယ်ယူမှုဖိုင်	စီမံရေးရာတာဝန်ခံ	ပစ္စည်းရောက်လာချိန်
ပစ္စည်းကို သော့ခတ်ထား သည့်ဗီဒို သို့မဟုတ် စတိုခန်းတွင်ထားပါ။	အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းမှတ်တမ်း (for fixed assets) ကြာရှည်သုံးနိုင်သည့် အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းစာရင်းမှတ်တမ်း/ကုန်လွယ်သောအသုံး အဆောင်ပစ္စည်းများအတွက် (SCC – Supplies Control Card)	အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းနှင့် ပစ္စည်းစာရင်းဖိုင်	ပစ္စည်းထိန်း	လက်ခံမှတ်တမ်း တွင်အချက်အလက် အားလုံး ပြည့်စုံသွားချိန်
ပစ္စည်းထုတ်လိုသည့်ဝန်ထမ်း	ပစ္စည်းတောင်းခံလွှာ SRFSupply Request Form	SRFs ပုံစံအလွတ်များနှင့် ဖောင်ဖြည့်ထားသည့်ပုံစံ များဖိုင်	ပစ္စည်းထုတ်လို သည့်ဝန်ထမ်းကုန်လွယ်သည့် ပစ္စည်းများကို ခွင့်ပြုနိုင်သည့် စီမံရေးရာတာဝန်ခံကြာရှည်သုံးနိုင်သည့် ပစ္စည်းများ ကို ခွင့်ပြုနိုင်သည့်အမှုဆောင်ညွှန်မှူး	ပစ္စည်းများ လိုအပ်လျှင်
ပစ္စည်းထိန်းအနေဖြင့်  SRF ကိုရရှိပြီး ပစ္စည်းထုတ်ပေးလျှင်	ကြာရှည်သုံးနိုင်သည့် ပစ္စည်းအတွက်SCC ပစ္စည်းစာရင်းမှတ်တမ်းအဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းများ အတွက် အဖွဲ့ပိုင်ပုံသေ ပစ္စည်းစာရင်း	အဖွဲ့ပိုင်ပုံသေ ပစ္စည်းစာရင်း နှင့် ပစ္စည်း စာရင်းမှတ်တမ်း	ပစ္စည်းထိန်း	ပစ္စည်းထိန်းအနေဖြင့် အတည်ပြုထားသည့် SRF ကိုရရှိလျှင်
အဖွဲ့ပိုင်ပုံသေ ပစ္စည်း စာရင်းရေတွက်ခြင်း	အဖွဲ့ပိုင်ပုံသေ ပစ္စည်းစာရင်းမှတ်တမ်း	အဖွဲ့ပိုင်ပုံသေ ပစ္စည်းစာရင်း နှင့် ပစ္စည်း စာရင်းမှတ်တမ်း	စီမံရေးရာတာဝန်ခံ	၆ လတကြိမ် (ဇန်နဝါရီနှင့် ဇူလိုင်)​
ကြာရှည်သုံးနိုင်သည့် အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း များရေတွက်ခြင်း -အသစ်နှင့် အသုံးပြုနေဆဲ	ပစ္စည်းစာရင်းမှတ်တမ်း	အဖွဲ့ပိုင်ပုံသေ ပစ္စည်းစာရင်း နှင့် ပစ္စည်း စာရင်း မှတ်တမ်း	စီမံရေးရာတာဝန်ခံ	၃ လတကြိမ်
အသုံးမခံသည့် အသုံး အဆောင်ပစ္စည်းများ ရေတွက်ခြင်း – အသုံး မပြုရသေးသည်များနှင့် စတိုထဲတွင်ရှိသည့်စာရင်း	ပစ္စည်းထိန်းသိမ်းမှုကတ်Supply Control Cards	အဖွဲ့ပိုင်ပုံသေ ပစ္စည်းစာရင်း နှင့် ပစ္စည်း စာရင်းမှတ်တမ်း	စီမံရေးရာတာဝန်ခံ	လစဉ်

ပစ္စည်းစာရင်းပုံစံများ

• ကြာရှည်အသုံးခံသည့် အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း မှတ်ပုံတင်စာရင်း (Non-Expendable Supplies Register – NESR)– NESR ကို ပိုင်ဆိုင်မှုမှတ်ပုံတင်စာရင်း (Fixed Asset Register) ကဲ့သို့ လုပ်ဆောင်ပါသည်။ ၎င်းသည် အဖွဲ့အစည်းတွင် ရှိသော အသုံးခံသည့် ပစ္စည်းများ (ဖော်ပြချက်များ အပါအဝင်)၊ ပစ္စည်းတစ်ခုစီ၏ ထုတ်လုပ်မှုနှင့် မော်ဒယ်၊ မည်သည့်ဘတ်ဂျက်အမျိုးအစားအောက်မှ ဝယ်ယူထားသည်၊ ဝယ်ယူသည့် (သို့မဟုတ် လှူဒါန်းသည့်) ရက်စွဲနှင့် မည်သည့်နေရာတွင် (ရုံးခန်း သို့မဟုတ် စတို) ထားရှိသည်ကို ပြသ သည့် စာရင်းစာအုပ် (ledger) ဖြစ်သည်။ ပစ္စည်းများကို စွန့်ပစ်သည့်အခါ၊ NESR တွင် ပစ္စည်းကို စွန့်ပစ်ချိန်၌ မည်သည့်အခြေအနေရှိသည်၊ ရက်စွဲနှင့် မှတ်ချက်များ (မည်သူ့ အား ပေးလိုက်သည်) ကို ဖော်ပြပါသည်။ ထို့အပြင်၊ NESR တွင် လက်ရှိအခြေအနေဖြင့် ထိန်းသိမ်းထားကြောင်း သေချာစေရန်အတွက် နောက်ဆုံး ရုပ်ပိုင်းဆိုင်ရာ စစ်ဆေးရေတွက် သည့် ရက်စွဲနှင့် မှတ်ပုံတင်စာရင်း၏ ရက်စွဲကိုလည်း ထည့်သွင်းထားသည်။ အလုပ်ရုံ၊ ရုံးခန်း စသည်ဖြင့် အဖွဲ့အစည်းတွင် အသုံးခံပစ္စည်းများ ထားရှိသည့် မတူညီသော နေရာ တခုစီအတွက် သီးခြား NESR များကို ထားရှိရမည်။
  • မှတ်တမ်းတင်သူ- စီမံရေးရာတာဝန်ခံ
  • အတည်ပြုသူ- အမှုဆောင်ညွှန်ကြားရေးမှူး
• ပစ္စည်းတောင်းခံလွှာ (Supply Request Form – SRF)– မည်သူမဆို စတိုမှ ပစ္စည်း တခုခု လိုအပ်သည့်အခါ SRF ကို ဖြည့်စွက်ရမည်။ SRF များကို ပိုင်ဆိုင်မှုနှင့် စာရင်းဖိုင် (Fixed Asset and Inventory file) တွင် သိမ်းဆည်းထားရမည်။ ပစ္စည်းတောင်းခံသူ၏ အမည်နှင့် ရက်စွဲကို ထည့်သွင်းရမည်ဖြစ်ပြီး၊ လိုအပ်သောပစ္စည်းနှင့် အရေအတွက်၊ မည်သည့်စီမံကိန်းအတွက် အသုံးပြုမည်ကို ဖော်ပြရမည်။ မှတ်ချက်ကော်လံသည် လိုအပ် သော အရွယ်အစား သို့မဟုတ် အရောင်အတိအကျ စသည့် သီးခြားညွှန်ကြားချက်များ ရှိပါက ဖော်ပြရန်ဖြစ်သည်။ ပစ္စည်းတောင်းခံသူသည် ပုံစံကို ဖြည့်စွက်ပြီး လက်မှတ်ထိုး ရမည်ဖြစ်ပြီး၊ အသုံးခံပစ္စည်းဖြစ်ပါက အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာက အတည်ပြုသည်။ ကုန်လွယ်သည့်ပစ္စည်းဖြစ်ပါက စီမံရေးရာတာဝန်ခံက အတည်ပြုနိုင်သည်။ ပစ္စည်းထိန်း က ပစ္စည်းကို တောင်းခံသူအား ပေးပြီးနောက်၊ လက်ခံရရှိကြောင်း လက်ခံသူက လက်မှတ်ထိုး ရမည်။
  • တောင်းခံသူ- ပစ္စည်းလိုအပ်သူ
  • အတည်ပြုသူ- အမှုဆောင်ညွှန်ကြာရေးမှူး (ကြာရှည်ခံပစ္စည်းများအတွက်)  
  • အတည်ပြုသူ- စီမံရေးရာတာဝန်ခံ (ကုန်လွယ်သည့်ပစ္စည်းများအတွက်) 
  • လက်ခံရရှိသူ- ပစ္စည်းထိန်းထံမှ ပစ္စည်းကို လက်ခံရရှိသူ  
• ပစ္စည်းထိန်းချုပ်ကတ်များ (Supply Control Cards – SCC)– ရုံးသို့ ရောက်ရှိလာသော ကုန်လွယ်သည့်ပစ္စည်းတိုင်းကို ပထမဆုံး ပစ္စည်းလက်ခံရရှိမှု အစီရင်ခံစာ (Receiving Report) တွင် မှတ်တမ်းတင်ပြီးနောက် ပစ္စည်းထိန်းချုပ်ကတ် (Supply Control Card) တွင် မှတ်တမ်းတင်ရမည်။ ပစ္စည်းတစ်ခုစီအတွက် SCC တစ်ခုကို ထားရှိပါသည်။ ၎င်းသည် စတိုတွင် ပစ္စည်းအမျိုးအမည်တခုစီအတွက် အရေအတွက်မည်မျှရှိသည်ကို မှတ်တမ်းတင်ရန် စာရင်းစာအုပ် (ledger) ကဲ့သို့ ထားရှိရမည်။ ကတ်၏ ထိပ်တွင် ပစ္စည်း၏အမည်နှင့် ဖော်ပြချက် (အရောင်၊ အရွယ်အစား၊ ထုတ်လုပ်မှု စသည်ဖြင့်) ကို မှတ်တမ်းတင်ထားရမည်။ ထို့နောက် ပစ္စည်းကို လက်ခံရရှိခြင်း သို့မဟုတ် ထုတ်ပေးခြင်း ပြုလုပ်သည့်အခါတိုင်း SCC ကို အပ်ဒိတ်လုပ်ရမည်။ ရက်စွဲ၊ ယူဆောင်သွားသူ (သို့မဟုတ် လက်ခံရရှိသည့် အကြောင်းရင်း)၊ ဝင်လာသော သို့မဟုတ် ထွက်သွားသော ပစ္စည်းအရေ အတွက်၊ ကျန်ရှိသော ပစ္စည်းလက်ကျန်နှင့် ပစ္စည်းထုတ်ပေးသူ၏ လက်မှတ်တို့ကို ဖြည့်စွက်ရမည်။ အဖွဲ့အစည်းတွင် ပစ္စည်းလက်ကျန် မည်မျှရှိသည်ကို အမြဲတမ်း မှတ်တမ်းတင်ထားလျှင် စီမံရေးရာတာဝန်ခံအနေဖြင့်   တိကျစွာသိရှိနိုင်သည်။  စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ပစ္စည်းထိန်းချုပ်ကတ်ကို သိမ်းဆည်းထားရမည်။

ကြာရှည်အသုံးခံသည့် အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ မှတ်တမ်း 

နောက်ဆုံး ပစ္စည်းရေတွက်သည့် ရက်စွဲ​  ________________________        နောက်ဆုံးမှတ်တမ်းရေးသွင်းသည့်ရက်စွဲ_______________________  

ပစ္စည်းအမျိုးအမည်	ထုတ်လုပ်သည့်နိုင်ငံ/မိုဒယ်	Budget Category	ဝယ်ယူသည့်တန်ဖိုး	ဝယ်ယူသည့်ရက်စွဲနှင့် ဘောက်ချာ	နေရာ	ပစ္စည်းစွန့်ပစ်ခြင်း
						အခြေအနေ	ရက်စွဲ	မှတ်ချက်

လက်ခံသူ၏အမည်၊လက်မှတ်နှင့်ရာထူး                            အတည်ပြုသူ၏အမည်၊လက်မှတ်နှင့်ရာထူး           

အမည် ___________________________                                   အမည် ___________________________

လက်မှတ် ________________________                                   လက်မှတ် ________________________

ရာထူး _________________________                                      ရာထူး _________________________

ပစ္စည်းတောင်းခံလွှာ (SUPPLY REQUEST FORM)

ဝန်ထမ်းအမည်  ____________________________________________________________

ရက်စွဲ__________________________

ပစ္စည်းအမျိုးအမည်	အရေအတွက်	စီမံချက်အမည်	မှတ်ချက်

တောင်းခံသူ၏အမည်၊လက်မှတ်နှင့်ရာထူး                         အတည်ပြုသူ၏အမည်၊လက်မှတ်နှင့်ရာထူး           

အမည် ___________________________                                   အမည် ___________________________

လက်မှတ် ________________________                                   လက်မှတ် ________________________

ရာထူး _________________________                                      ရာထူး _________________________

လက်ခံသူ၏အမည်၊လက်မှတ်နှင့်ရာထူး                            

အမည် ___________________________                                                           

လက်မှတ် ________________________                                                           

ရာထူး _________________________                                                             

ပစ္စည်းထိန်းချုပ်မှုကတ် (SUPPLY CONTROL CARD)

ပစ္စည်းအမျိုးအမည် –

နေ့စွဲ	ဖော်ပြချက်	အဝင် အရေအတွက်	အဝင် အရေအတွက်	လက်ကျန်Balance	ထုတ်ပေးသူအမည်

၂.၃ – ယာဉ် စီမံခန့်ခွဲမှု 

အဖွဲ့အစည်းတခုတွင် ယာဉ်တစ်စီးသည် ဈေးအကြီးဆုံး ပိုင်ဆိုင်မှု (fixed asset) ဖြစ်နိုင်သည်။ ထို့ကြောင့် အထူးဂရုစိုက် စီမံခန့်ခွဲရပါမည်။ လုပ်ငန်းလိုအပ်ချက်အရ ဝန်ထမ်းအားလုံးကို အသုံး ပြုခွင့်ပေးနိုင်သော်လည်း တစ်ခါတစ်ရံ ဝန်ထမ်းများအနေဖြင့် အခြားရည်ရွယ်ချက်များအတွက် အသုံးပြုလိုကြခြင်းအတွက် စီမံခန့်ခွဲရန် လိုအပ်သည်။ အဖွဲ့အစည်းတိုင်းတွင် အဖွဲ့ပိုင်ယာဉ် (များ) ကို မတူညီသည့်နည်းလမ်းဖြင့် စီမံခန့်ခွဲတတ်ကြသော်လည်း အဓိကအရေးကြီးသည့်အချက်မှာ မည်သူက ယာဉ်ကို မောင်းနှင်မည်ကို ဆုံးဖြတ်သတ်မှတ်ပေးရန်ဖြစ်သည်။ ယာဉ်ကို  သေသေ ချာချာ ထိန်းသိမ်းထားရန်၊ ယာဉ်နှင့်ရင်းနှီးကျွမ်းဝင်သူတစ်ဦးမှ ဂရုတစိုက်နှင့် တာဝန်ယူရန် လိုအပ်သည်။

ယာဉ်မူဝါဒကို ချမှတ်ရာတွင် အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုလုံးရှိ ဝန်ထမ်းများအားလုံး ပါဝင်သင့်သည်။ ယင်းမူဝါဒကို သဘောတူသူများလေလေ၊ နောက်ပိုင်းတွင် ပဋိပက္ခဖြစ်နိုင်ခြေ နည်းလေဖြစ်သည်။ အောက်ပါအချက်များသည် အဖွဲ့အစည်းအများစုအတွက် အခြေခံစံနှုန်းများ ဖြစ်သည်။

၁။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံ သည် ယာဉ်အသုံးပြုမှုကို ညှိနှိုင်းဆောင်ရွက်ရန် တာဝန်ယူသင့်သည်။ ယာဉ်ကို မည်သို့အသုံးပြုနေသည်ကို သိရှိနိုင်ရန် ယာဉ်မောင်း (Driver) နှင့်ပူးပေါင်း၍ ညှိနှိုင်း ဆောင်ရွက်သင့်သည်။

၂။ ယာဉ်ကို အသုံးပြုသည့်အခါ၊ ယာဉ်မောင်းသည် ယာဉ်အသုံးပြုမှတ်တမ်းစာအုပ် (Vehicle Logbook) ကို ထားရှိရမည်။ ယာဉ်မှတ်တမ်းစာအုပ်သည် ယာဉ်မည်သည့်နေရာသို့ သွားသည်၊ အချိန်မည်မျှကြာသည်၊ ခရီးအကွာအဝေးမည်မျှရှိသည်၊ နှင့် စက်သုံးဆီ မည်မျှဖြည့်သည်တို့ကို မှတ်တမ်းတင်ထားခြင်းဖြစ်သည်။ အသုံးပြုသူသည် ခရီးစဉ်တစ်ခုစီပြီးဆုံးတိုင်း ယာဉ် မှတ်တမ်း စာအုပ်တွင် လက်မှတ်ထိုးရမည်။ ၎င်းတွင် ယာဉ်ကို ကိုယ်ရေးကိုယ်တာအတွက် အသုံးပြုခြင်း ကိုပါ ထည့်သွင်းရမည်။​ 

၃။ ဝန်ထမ်းတဦးဦးက ယာဉ်ကို အသုံးပြုလိုသည့်အခါ၊ ကားကို လိုချင်သည့်အချိန်၊ မည်သည့်နေရာ သို့ သွားလိုသည်၊ နှင့် ခရီးစဉ်တွင် အချိန်မည်မျှကြာမည်ကို စီမံရေးရာတာဝန်ခံအား ပြောပြရမည်။ ဝန်ထမ်းများသည် ယာဉ်မောင်းအား တိုက်ရိုက် မောင်းပို့ပေးရန် မတောင်းဆိုသင့်ပါ။ စီမံရေးရာ တာဝန်ခံက ကားအသုံးပြုသည့် ဝန်ထမ်းနှင့်အတူ ယာဉ်မောင်းသည် စောင့်ဆိုင်းနေသင့်သည် သို့မဟုတ် ထိုသူကို ချထားပေးပြီး ပြန်လာခေါ်မည့်အချိန်ကြားတွင် ရုံးသို့ ပြန်သင့်သည်ကို အဆုံးအဖြတ်ပေးရမည်။

၄။ ယာဉ်မောင်းသည် ယာဉ်ထဲသို့ ဆီ သို့မဟုတ် အင်ဂျင်ဝိုင် ဖြည့်သည့်အချိန်တိုင်းနှင့် ပမာဏ ကို ယာဉ် မှတ်တမ်းစာအုပ်တွင် မှတ်တမ်းတင်ရမည်။

၅။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် အဆိုပါအချက်အလက်များကို ယာဉ် ထိန်းချုပ်မှတ်တမ်း (Vehicle Control Board) တွင် ရေးမှတ်ထားရမည်။ ယာဉ် ထိန်းချုပ်မှတ်တမ်းသည် ယာဉ်မည်သည့်နေရာတွင် ရှိသည်၊ ထိုနေရာတွင် အချိန်မည်မျှကြာမည်၊ နှင့် မည်သူများနှင့်အတူ ရှိသည်တို့ကို မှတ်တမ်း တင်ရန် အသုံးပြု သည်။ ၎င်းကို နေ့စဉ် မှတ်တမ်းအသစ်ဖွင့်ရန် လိုအပ်သည်။

၆။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် မှတ်တမ်းဖတ်ရှုမှုများ မှန်ကန်မှုရှိမရှိနှင့် ဆီအသုံးပြုမှုသည် ဆီတောင်းခံမှု များနှင့် ကိုက်ညီမှုရှိမရှိသိရှိရန်အတွက် ယာဉ်အသုံးပြုမှုမှတ်တမ်းစာအုပ် ကို အနည်း ဆုံး တစ်ပတ်လျှင် တစ်ကြိမ် စစ်ဆေးသင့်သည်။ ကိုက်ညီပါက စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် “ယာဉ် စစ်ဆေးပြီး” ကော်လံတွင် လက်မှတ်ရေးထိုးရမည်။

၇။ ယေဘုယျအားဖြင့်၊ ယာဉ်ကို မောင်းနှင်သူဦးရေ နည်းနိုင်သမျှအနည်းဆုံးဖြစ်အောင် ထားရှိ သင့်သည်။

ယာဉ်စီမံခန့်ခွဲမှုပုံစံများ

ယာဉ်အသုံးပြုမှုမှတ်တမ်းစာအုပ် (Vehicle Logbook)– ခရီးသည် သို့မဟုတ် ယာဉ်မောင်းသည် ရက်စွဲ၊ ဦးတည်ရာ၊ ဝင်သည့်အချိန်၊ ထွက်သည့်အချိန်နှင့် စတင်/အဆုံးသတ် မိုင်အကွာအဝေး (ခုနစ်လုံးပါသော ကိန်းဂဏန်း) တို့ကို ဖော်ပြကာ မှတ်တမ်းစာအုပ်ကို ဖြည့်စွက်ရသည်။ အသုံးပြုသူသည် ခရီးစဉ်ပြီးဆုံး ချိန်တွင် အချက်အလက် ပြည့်စုံကြောင်း လက်မှတ်ရေးထိုးပေးရမည်။ ယာဉ်မောင်းသည် ကားတွင် ဖြည့် သည့် စက်သုံးဆီနှင့် အင်ဂျင်ဝိုင် ပမာဏကိုလည်း မှတ်တမ်းတင် ရမည်။ မှတ်တမ်းစာအုပ်၏ စာမျက်နှာ တိုင်းတွင် လက်ရှိ လ၊ ခုနှစ်နှင့် ယာဉ်၏ သက်သေခံနံပါတ် (လိုင်စင်နံပါတ်ပြား) ပါရှိရမည်။ မှတ်တမ်း စာအုပ်သည် ပုံစံတစ်ခုဖြစ်ရန်မလိုဘဲ မှတ်စုစာအုပ် (notebook)လည်း ဖြစ်နိုင်သည်။  

• ယာဉ်အသုံးပြုသူ(ဝန်ထမ်း)လက်မှတ်- ယာဉ်အသုံးပြုသူ(ဝန်ထမ်း)
• ယာဉ်စစ်ဆေးသူ- စီမံရေးရာတာဝန်ခံ

ယာဉ်ထိန်းချုပ်မှတ်တမ်း (Vehicle Control Board – VCB)– စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ယာဉ်၏ ဦးတည်ရာ၊ ထွက်သည့်အချိန်၊ ပြန်လာရန် မျှော်မှန်းထားသည့်အချိန်နှင့် ခရီးသည်၏အမည်(များ) ကို ယာဉ် ထိန်းချုပ်မှတ်တမ်းပေါ်တွင် ရေးမှတ်သည်။ ဝန်ထမ်းများအနေဖြင့် ကား မည်သည့်နေရာ တွင် ရှိသည်နှင့် မည်သည့်အတွက် အသုံးပြုနေသည်ကို သိရှိစေရန်အတွက် စီမံရေးရာဝာာဝန်ခံသည် စက်သုံးဆီဆိုင်သို့ သွားသည့် ခရီးစဉ်များအပါအဝင် အခြားခရီးတိုလေးများကိုပါ အမြဲတမ်း မှတ်တမ်းတင်သင့်သည်။ VCB သည် Blackboard/Whiteboard မျိုး ဖြစ်လျှင် အကောင်းဆုံးဖြစ်ပြီး နေ့စဉ်အလုပ်ချိန်အပြီးတွင် ပြန်ဖျက် ၍ နောက်တစ်နေ့တွင် ပြန်လည်ရေးသားအသုံးပြုနိုင်ပါသည်။

၃ – ဝန်ထမ်းရေးရာစီမံခန့်ခွဲမှု 

အဖွဲ့အစည်းတခု စီမံခန့်ခွဲရန် အခက်ခဲဆုံးမှာ လူ့စွမ်းအားအရင်းအမြစ် သို့မဟုတ် ဝန်ထမ်းများ ဖြစ်သည်။ လူများနှင့် ဆက်ဆံရေး သို့မဟုတ် လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်များနှင့် အောင်မြင်သော ဆက်ဆံရေးတည်ဆောက် နည်းကို မည်သည့်လက်စွဲစာအုပ်ကမှ သင်ကြားမပေးနိုင်ပါ။ ဤလက်စွဲတွင် အဖွဲ့ရှိဝန်ထမ်းများကို စီမံ ခန့်ခွဲရာတွင် အသုံးပြုသည့်ပုံစံများကို ပေးထားပြီး ယင်းမှတ်တမ်းများကို သေချာစွာထားရှိမှတ်တမ်းပြုလုပ် ထားခြင်းဖြင့် ဝန်ထမ်းရေးရာစီမံခန့်ခွဲမှုတွင် အဆင်ပြေနိုင်ပါသည်။

ဝန်ထမ်းရေးရာစီမံခန့်ခွဲမှုကို လစာပေးခြင်း (payroll) (ဝန်ထမ်းများအား လစာပေးခြင်း) နှင့် ဝန်ထမ်းရေးရာ (personnel) (ဝန်ထမ်းကိုယ်တိုင်နှင့် ပတ်သက်သော မှတ်တမ်းများ) ဟူ၍ အဓိက ၂ ပိုင်းခွဲခြားနိုင်သည်။

ဝန်ထမ်းရေးရာ စီမံခန့်ခွဲမှုအတွက် လိုအပ်သော ပုံစံများမှာ-

• ဝန်ထမ်း၏ ကိုယ်ရေးရာဇဝင် – Employee CV
• အလုပ်ခန့်ထားမှုစာချုပ်* (Employment Contract)
• အလုပ်တက်/ဆင်းချိန်မှတ်တမ်း (Time Sheet)
• ခွင့်ယူမှုတောင်းခံသည့်ပုံစံ (Leave Approval Form)
• လစာပေးသည့် စာရင်းမှတ်တမ်း* (Payroll Register)
• ဝန်ထမ်းရေးရာ ဆောင်ရွက်မှုပုံစံ (Personnel Action Form)
• လုပ်ငန်းတာဝန် သတ်မှတ်ချက်* (Job Description)
• လုပ်ငန်းစွမ်းဆောင်ရည် အကဲဖြတ်ပုံစံ (Performance Appraisal)
• အကျိုးခံစားခွင့် ပုံစံ (Benefits Form)
• (တာဝန် လွှဲပြောင်းစာ – Responsibility Turnover Letter)

လစာပေးခြင်း

၁။ ဝန်ထမ်းတစ်ဦးကို အလုပ်မခန့်မီ၊ သူ၏ ကိုယ်ရေးရာဇဝင် (CV သို့မဟုတ် Resume) ကို မိတ္တူတစ်စောင် ရှိထားရမည်ဖြစ်ပြီး ယခင်အလုပ်အတွေ့အကြုံနှင့် ပညာရေးနောက်ခံအားလုံးကို ပါရှိရမည်။ ဝန်ထမ်းတစ်ဦး ကို မည်သို့ခန့်အပ်ရမည်နှင့်ပတ်သက်သော အချက်အလက်များကို “ဝန်ထမ်းရေးရာမူဝါဒ ချမှတ်ရန် လမ်းညွှန်ချက်များ” အပိုင်းတွင် ဆက်လက်ဖတ်ရှုပါ။

၂။ ထိုသူကို အလုပ်ခန့်လိုက်သည်နှင့် တပြိုင်နက်၊ အဖွဲ့အစည်း နှင့် ဝန်ထမ်းအကြား သဘောတူစာချုပ် (contract) ကို လက်မှတ်ထိုးသင့်သည်။ ထိုသူသည် စေတနာ့ဝန်ထမ်းဖြစ်လျှင်ပင် စာချုပ်ချုပ်ဆိုထားသင့် သည်။ အမှုဆောင်ညွှန်ကြားရေးမှူး (Executive Director) သည် အဖွဲ့အစည်းကိုယ်စား လက်မှတ်ထိုးရမည်။

၃။ ဝန်ထမ်းတစ်ဦး အလုပ်တက်သည့် နေ့တိုင်း၊ အလုပ်တက်/ဆင်းအချိန်စာရင်း (Time Sheet) တွင် ရောက်ရှိကြောင်း အမှတ်အသားပြုရမည်။ လတလကုန်ဆုံးချိန်တွင် စီမံရေးရာတာဝန်ခံက မှတ်တမ်း တင်ထားသည်များ မှန်ကန်ကြောင်း ဝန်ထမ်းက ယင်းအချိန်စာရင်းတွင် လက်မှတ်ထိုးရမည်။ ဝန်ထမ်းသည် ၎င်း၏အလုပ်နှင့် သက်ဆိုင်သော အလုပ်ရုံဆွေးနွေးပွဲတစ်ခုခု၊ အစည်းအဝေးတခုခုသို့ တက်ရောက်ရပါက၊ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ထိုအချက်ကို မှတ်သားထားသင့်သည်။ ထိုနည်းတူပင် ဝန်ထမ်းသည် ပျက်ကွက် ခြင်း၊ နာမကျန်းဖြစ်ခြင်း သို့မဟုတ် ခွင့်ယူခြင်းတို့ကိုလည်း မှတ်တမ်းတင်ရမည်။

၄။ ဝန်ထမ်းတဦးအနေဖြင့် ခွင့်ယူလိုပါက၊ ခွင့်ယူရန် တောင်းခံလွှာပုံစံ (Leave Approval Form) ကို ဖြည့် စွက်ရမည်။ ခွင့်အမျိုးအစား အမျိုးမျိုးရှိသောကြောင့်၊ ဝန်ထမ်းသည် မည်သည့်ခွင့်အမျိုးအစားကို လိုချင် သည်၊ မည်သည့်အချိန်တွင် စတင်မည်၊ မည်သည့်အချိန်တွင် ပြီးဆုံးမည်၊ နှင့် စုစုပေါင်း တောင်းဆိုထားသော ခွင့်ရက်များအားလုံးကို ဖော်ပြရမည်။ အရေးပေါ် ဖျားနာခွင့်မှလွဲ၍ ကျန်ခွင့်အားလုံးကို မယူမီ အတည်ပြု ချက် ရယူရန်လိုအပ်မည်။

၅။ အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာသည် ခွင့်ကို အတည်မပြုမီ ဝန်ထမ်းတစ်ဦး၏ ကျန်ရှိသော ခွင့်ရက်မည်မျှ ရှိသည် ကို အမြဲတမ်း စစ်ဆေးရမည်။ စာရင်းကိုင် (Accountant) သည် လစာမပေးမီ ခွင့်မှတ်တမ်းများကို အချိန် စာရင်းနှင့် တိုက်ဆိုင်စစ်ဆေးသင့်သည်။

၆။ ဝန်ထမ်းတဦးစီသည် သူ၏ ခွင့်မှတ်တမ်းမိတ္တူများကို ကိုယ်တိုင်လည်း သိမ်းထားသင့်သည်။

၇။ လကုန်လျှင် ဝန်ထမ်းများ၏ လစာပေးချေရန် ပြေစာ (invoice) ပြင်ဆင်နိုင်ရန်အတွက် စီမံရေးရာ တာဝန်ခံသည် အချိန်စာရင်းကို စာရင်းကိုင်ထံသို့ တင်ပြရမည်။

၈။ လကုန်ချိန်တွင် အချိန်စာရင်းကို လက်ခံရရှိပြီးနောက်၊ စာရင်းကိုင်သည် လစာပေးရန်စာရင်း (Payroll Register) ကို ပြင်ဆင်ရမည်။ လစာပေးရန်စာရင်းသည် လစာများ ပေးသည့်အခါ ဝန်ထမ်းတဦးစီ မည်မျှ ရမည်ကို ပြသသော ဇယားတစ်ခုဖြစ်သည်။ ဝန်ထမ်းအများစုသည် ၎င်းတို့၏ ပုံမှန်လစာကို ရရှိမည် ဖြစ် သော်လည်း၊ တခါတရံတွင် အချို့ဝန်ထမ်းများသည် လစာကြိုထုတ်ယူထားနိုင်သောကြောင့် လစာမပေးမီ ထိုငွေကို ဖြတ်တောက်ရမည်။

၉။ လစာများ ပေးသည့်အခါ ငွေကိုင် (Cashier) မှ တိုက်ရိုက် ပေးချေရမည်။ ဝန်ထမ်းများသည် ၎င်းတို့၏ လစာကို ရရှိသောအခါ၊ လစာပေးသည့်စာရင်းတွင် လက်မှတ်ထိုးရမည်။

၁၀။ လစာနှင့်ပတ်သက်၍ အပြောင်းအလဲများ (ဥပမာ- ရာထူးတိုးခြင်း သို့မဟုတ် အလုပ်မှ ထုတ်ပယ်ခြင်း) ပြုလုပ်ပါက၊ ၎င်းတို့ကို အခြားပုံစံတစ်ခုဖြင့် မှတ်တမ်းတင်ရမည်။ ၎င်းမှာ ဝန်ထမ်းရေးရာ ဆောင်ရွက်ချက် ပုံစံ (Personnel Action Form – PAF) ဖြစ်သည်။ PAF သည် ဝန်ထမ်းနှင့်ပတ်သက်သည့် အပြောင်းအလဲ များကို ဖော်ပြပြီး အမှုဆောင်ညွှန်ကြားရေးမှူး၏ လက်မှတ်လည်း ပါရှိရန်လိုအပ်သည်။

၁၁။ လစာပေးရန်စာရင်းကို ပြင်ဆင်သည့်အခါ၊ ၎င်းကို တလလုံးအတွက် ဝန်ထမ်းများ၏ အမှန်တက်ရောက် မှု မှတ်တမ်းများ၊ ခွင့်ယူခဲ့သော ဝန်ထမ်းတိုင်းအတွက် ခွင့်ပြုချက် ပုံစံများ၊ နှင့် မည်သည့်အကြောင်းကြောင့် မဆို လစာပြောင်းလဲသွားသော ဝန်ထမ်းတိုင်းအတွက် ဝန်ထမ်းရေးရာ ဆောင်ရွက်ချက် ပုံစံများဖြင့် ရှိရမည်။ ဤစာရွက်စာတမ်းများကို လစာမှတ်ပုံတင်စာရင်း၏ နောက်ကျောတွင် ပူးတွဲထားသင့်သည်။

ဝန်ထမ်းရေးရာ 

၁။ အဖွဲ့အစည်းတခုတွင် ဝန်ထမ်း သို့မဟုတ် စေတနာ့ဝန်ထမ်းတိုင်းအတွက် လုပ်ငန်းတာဝန် သတ်မှတ် ဖော်ပြချက် (Job Description) ရှိရန်လိုအပ်သည်။ လုပ်ငန်းတာဝန် သတ်မှတ် ဖော်ပြချက် (Job Description) ကို ရေးဆွဲရန်တာဝန်မှာ ဝန်ထမ်းကို ကြီးကြပ်အုပ်ချုပ်သူနှင့် စီမံအုပ်ချုပ်မှုအဖွဲ့ဝင်များ ဖြစ်သော်လည်း စီမံရေးရာတာဝန်ခံအနေဖြင့် လုပ်ငန်းတာဝန် သတ်မှတ်ဖော်ပြချက် မိတ္တူတစောင်ကို ဝန်ထမ်းဖိုင်တွင် သိမ်းဆည်းထားရမည်။ ဝန်ထမ်းတွင်လည်း မိတ္တူတစ်စောင် ရှိထားသင့်သည်။ လုပ်ငန်း တာဝန် သတ်မှတ်ဖော်ပြချက်မရှိဘဲ ဝန်ထမ်းများကို စီမံခန့်ခွဲရန်ခက်ခဲသည်။

၂။ အနည်းဆုံး တစ်နှစ်လျှင် တစ်ကြိမ် သက်ဆိုင်ရာကြီးကြပ်အုပ်ချုပ်သူများနှင့် ဝန်ထမ်းများ တဦးချင်း တွေ့ဆုံပြီး လုပ်ငန်းစွမ်းဆောင်ရည် အကဲဖြတ်ခြင်း(Performance Appraisals) ကို ပြုလုပ်သင့်သည်။ ဝန်ထမ်းများအနေဖြင့် မိမိတို့၏လုပ်ဆောင်ချက်များနှင့် လုပ်ငန်းလိုအပ်ချက်များ၊ ကြီးကြပ်အုပ်ချုပ်သူ၏ မျှော်လင့်ချက်များကိုက်ညီမှုအခြေအနေ၊ လိုအပ်နိုင်သည့် ပံ့ပိုးကူညီမှု၊ စွမ်းရည်နှင့် ဗဟုသုတများကို တွေ့ဆုံ ချိန်တွင် ဆွေးနွေးခွင့်ရရှိနိုင်ကြပြီး စိတ်အားတက်ကြွမှုကို ဖြစ်စေနိုင်သကဲ့သို့ အဖွဲ့အပေါ် ယုံကြည်သက်ဝင်မှု ကိုလည်း ပို၍ဖြစ်ထွန်းစေနိုင်သည်။

၃။ ဝန်ထမ်းတစ်ဦးသည် အဖွဲ့အစည်းမှ နှုတ်ထွက်လိုခြင်း သို့မဟုတ် အလုပ်မှ ထုတ်ပယ်ခြင်းခံရပါက၊ အကျိုးခံစားခွင့် တောင်းဆိုလွှာ ပုံစံ (Benefits Claim Form) ကို ဖြည့်စွက်ရမည်။ ဤပုံစံသည် အဖွဲ့အစည်းထံမှ ၎င်း၏ အကျိုးခံစားခွင့်များအားလုံးကို ရရှိပြီးဖြစ်ကြောင်း ဝန်ထမ်းထံမှရယူထားသည့် အထောက်အထားဖြစ်သည်။ ဝန်ထမ်း၏အကျိုးခံစားခွင့်များသည် ပဋိပက္ခဖြစ်စေတတ်သည့်အကြောင်းရင်း တရပ်ဖြစ်ပြီး အလုပ်ထွက်သွားသော ဝန်ထမ်းဟောင်းများသည် ၎င်းတို့၏ နောက်ဆုံးလစာ သို့မဟုတ် ၎င်းတို့  ရသင့်ရထိုက်သည်ဟု ယုံကြည်သည့် အခြားအကျိုးခံစားခွင့်များကို ပြန်လည်တောင်းခံတတ်သည့် အတွက်လည်းဖြစ်သည်။ ၄။ အဖွဲ့အစည်းမှ နှုတ်ထွက်မည့်ဝန်ထမ်းအား သူ၏နေရာတွင် တာဝန်ယူရမည့်သူအတွက် တာဝန် လွှဲပြောင်း စာ (Responsibility Turnover Letter) ကိုရေးသားစေသင့်သည်။ ယင်းစာတွင် လုပ်ဆောင်ခဲ့ ပြီးသော အလုပ်များနှင့် ဆက်လက်လုပ်ဆောင်ရန် ကျန်ရှိနေသော အလုပ်များ၊ ကူညီပေးနိုင်မည့် ဝန်ထမ်းများနှင့် ပတ်သက်ဆက်စပ်သည့်အဖွဲ့အစည်းများ၊ သူတို့ထံမှရနိုင်မည့်အကြံဉာဏ်များ နှင့် လိုက်နာရမည့် လုပ်ထုံး လုပ်နည်းများ ပါဝင်နိုင်သည်။ ဤစာရေးသားရခြင်း၏ ရည်ရွယ်ချက်မှာ ယင်းနေရာတွင် တာဝန်ယူရမည့် ဝန်ထမ်းအသစ်တဦးအနေဖြင့် မိမိတို့လုပ်ဆောင်ရမည့်လုပ်ငန်းများနှင့် မည်သို့လုပ်ဆောင်ရမည်ကို လွယ်ကူ စွာသိရှိပြီး အဖွဲ့၏လုပ်ငန်းများအရှိန်မပျက်ဆက်လက်လုပ်ဆောင်သွားနိုင်စေရန်အတွက်ဖြစ်သည်။ ဝန်ထမ်း ဟောင်းနှင့် ဝန်ထမ်းအသစ် နှစ်ဦးစလုံးသည် တာဝန်လွှဲပြောင်းစာတွင် လက်မှတ်ထိုးရန်လိုအပ်မည်။

ဝန်ထမ်းရေးရာစီမံခန့်ခွဲမှု ပုံစံများ 

လစာပေးခြင်း 

• ဝန်ထမ်း ကိုယ်ရေးရာဇဝင် – ဝန်ထမ်းတိုင်း၏ ယခင်အလုပ်အကိုင်များ (စေတနာ့ ဝန်ထမ်း/လစာရသောအလုပ်များအပါအဝင်)၊ ၎င်း၏ ထမ်းဆောင်ဖူးသည့်တာဝန်များ၊ မည်သည့်အချိန်တွင်၊ မည်သည့်နေရာ၌ မည်သည့်အဖွဲ့အစည်းနှင့်လုပ်ကိုင်ခဲ့သည်၊ အလုပ်ရာထူး၊ တက်ရောက်ဖူးသော သင်တန်းများ၊ ပညာရေး(ရရှိသည့်ဘွဲ့လက်မှတ်များ) ဘာသာစကား၊ ကျွမ်းကျင်မှုတို့ပါဝင်သည့်မှတ်တမ်း
• အလုပ်ခန့်စာချုပ် – ဤစာချုပ်သည် အဖွဲ့အစည်းမှ ဝန်ထမ်းအား လုပ်ငန်းတာဝန် သတ်မှတ် ချက်တွင် ဖော်ပြထားသည့် လုပ်ငန်းများကို လုပ်ဆောင်ရန်အတွက် အလုပ်ခန့်ထားရန်နှင့် လစာပေးရန် သဘောတူကြောင်း ဖော်ပြသည့် တရားဝင် စာရွက်စာတမ်းဖြစ်သည်။ စာချုပ် တွင် ဝန်ထမ်းကို အလုပ်ခန့်ထားသည့် ကာလ၊ လစာ၊ အလုပ်ချိန်နှင့် အလုပ်ရာထူးတို့ ထည့်သွင်းဖော်ပြသည်။ ဝန်ထမ်းရေးရာ မူဝါဒပါ အခြေအနေများနှင့် မတူညီသည့် လုပ်ငန်း သဘောသဘာဝများအတွက် ခန့်ထားရပါက ၎င်းတို့ကို စာချုပ်တွင် ဖော်ပြရမည်။
  • လက်မှတ်ထိုးသူ- ဝန်ထမ်းနှင့် အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာ (အဖွဲ့အစည်းကိုယ်စား)
• အလုပ်တက်/ဆင်းချိန်မှတ်တမ်း (Time Sheet)–  ဝန်ထမ်းများ၏ အမည်များနှင့် လ၏ နေ့ရက်တိုင်း ပါဝင်သည်။ လကုန်ဆုံးချိန်တွင်၊ ၎င်းတို့သည် အချိန်စာရင်းတွင် ရေးသားထား သည့်အတိုင်း အလုပ်တက်/ဆင်းခဲ့ကြောင်း ဝန်ထမ်းများက လက်မှတ်ထိုးရသည်။ ၎င်းကို စီမံရေးရာတာဝန်ခံမှ နေ့စဉ် စစ်ဆေးသိမ်းဆည်းပြီး လကုန်လျှင် အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာမှ အတည်ပြုသည်။
  • ရေးဆွဲပြင်ဆင်သူ- စီမံရေးရာတာဝန်ခံ
  • အတည်ပြုသူ- အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာ
• ခွင့်ယူပုံစံ (Leave Approval Form)– ယင်းပုံစံကို ဝန်ထမ်းမှ ဖြည့်စွက်ရပြီး၊ ဝန်ထမ်း၏ အမည်နှင့် ဝန်ထမ်းရေးရာ မူဝါဒအရ ခွင့်ပြုထားသော ခွင့်အမျိုးအစားများ ပါဝင်သည်။ ခွင့်အမျိုးအစားတစ်ခုစီအောက်တွင် တစ်နှစ်လျှင် ခွင့်ပြုထားသော စုစုပေါင်း ခွင့်ရက် ပမာဏကို ရေးမှတ်ထားသည်။ ခွင့်အမျိုးအစားတစ်ခုစီအတွက်၊ တောင်းဆိုထားသော ခွင့်ရက်များ၊ အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာမှ အတည်ပြုထားသော ရက်များနှင့် ကျန်ရှိသော ရက်များ ကို မှတ်တမ်းတင်ထားသည်။
  • ခွင့်ယူသော ရက်များ- ဝန်ထမ်းအနေဖြင့် ခွင့်ယူလိုသည့် ရက်များကို ဖြည့်သည်။
  • အတည်ပြုထားသော ရက်များ- အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာသည် အတည်ပြုထားသော ရက်များကို အတည်ပြုလက်မှတ်ထိုးသည်။
  • ခွင့်ကျန်ရက်များ- အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာက စီမံရေးရာတာဝန်ခံ ခွင့်အမျိုးအစား အလိုက် ကျန်သောရက်များကို တွက်ချက်သည်။
• လစာစာရင်း – လစာစာရင်းတွင် လနှင့်နှစ်၊ ဝန်ထမ်းများ၏ အမည်များ၊ အလုပ်ရာထူးများ၊ လစဉ်လစာများ (ကြိုတင်ထုတ်ယူထားသော ငွေများ နုတ်ပြီး)၊ ပေးရန်ကျန်ငွေများ၊ နှင့် ဝန်ထမ်းတစ်ဦးစီ၏ လက်မှတ်များ ပါဝင်သည်။ ၎င်းကို စီမံရေးရာတာဝန်ခံမှ ပြင်ဆင်ပြီး အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာမှ အတည်ပြုသည်။
  • ရေးဆွဲပြင်ဆင်သူ- စီမံရေးရာတာဝန်ခံ
  • အတည်ပြုသူ- အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာ
• ဝန်ထမ်းရေးရာ ဆောင်ရွက်ချက် ပုံစံ (Personnel Action Form – PAF)– ဝန်ထမ်းတစ်ဦး အလုပ်ပြောင်းသည့်အခါ ပြသရန် အသုံးပြုပြီး၊ PAF တွင် ဝန်ထမ်း၏အမည်၊ ရက်စွဲ၊ လက်ရှိနှင့် အလုပ်ရာထူးအသစ်၊ လက်ရှိနှင့် လစာအသစ်၊ နှင့် အပြောင်းအလဲအတွက် အကြောင်းရင်းတို့ကို ပြသသည်။ ဝန်ထမ်းသည် အလုပ်အသစ်ခန့်အပ်ခံရခြင်း၊ ရာထူးတိုးခြင်း သို့မဟုတ် အလုပ်ရပ်စဲခြင်း ရှိမရှိကို ပြသသည်။ ၎င်းကို စီမံအုပ်ချုပ်သူမှ ပြင်ဆင်ပြီး အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာမှ အတည်ပြုသည်။
  • ရေးဆွဲပြင်ဆင်သူ- စီမံရေးရာတာဝန်ခံ
  • အတည်ပြုသူ- အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာ

ဝန်ထမ်းရေးရာမှတ်တမ်းများ

• လုပ်ငန်းတာဝန် ဖော်ပြချက် (Job Description)– လုပ်ငန်းတာဝန် ဖော်ပြချက်သည် ဝန်ထမ်းတဦး၏ အလုပ်တာဝန်ဝတ္တရားများ၊ အလုပ်ရာထူး၊ ဝန်ထမ်းက တာဝန်ခံရမည့် သူ/ကြီးကြပ်သူနှင့် အလုပ်ချိန်တို့ ပါဝင်သည်။ ဝန်ထမ်းအနေဖြင့်ကြီးကြပ်ရမည့်သူများ ရှိလျှင်လည်း ထည့်သွင်းဖော်ပြသည်။ လုပ်သက်ကြာသည့်ဝန်ထမ်းများအနေဖြင့် တာဝန်၊ လုပ်ငန်းအပြောင်းအလဲများရှိလာခဲ့လျှင့် လုပ်ငန်းတာဝန် ဖော်ပြချက်ကို ဝန်ထမ်းနှင့် ကြီးကြပ်သူတို့ပူးပေါင်း၍ ရေးဆွဲကြသည်။
• လုပ်ငန်းစွမ်းဆောင်ရည် အကဲဖြတ်ခြင်း (Performance Appraisal/Staff Evaluation)– ဝန်ထမ်းအကဲဖြတ်ခြင်းကို တစ်နှစ်လျှင် တကြိမ် အနည်းဆုံး လုပ်ဆောင် သင့်သည်။ အဖွဲ့အစည်း၏ လုပ်ငန်းအရည်အသွေးကို မြှင့်တင်ရန်ရည်ရွယ်ပြီး ပုံမှန်အား ဖြင့်၊ ဝန်ထမ်းအကဲဖြတ်ရာတွင် ဝန်ထမ်းအနေဖြင့် ပေးအပ်ထားသည့် တာဝန်များကို ပြီးမြောက်အောင် လုပ်ဆောင်နိုင်မှုအခြေအနေနှင့် ပတ်သက်၍ မေးခွန်းများကို မေးလေ့ ရှိပြီး၊ ဝန်ထမ်း၏ စွမ်းဆောင်ရည်၊ ကြီးကြပ်သူထံမှ ဝန်ထမ်းရရှိသည့် ပံ့ပိုးမှုနှင့် အခြား လိုအပ်သည့်ကိစ္စများကို ဆွေးနွေးချက်များလည်း ပါဝင်သည်။ ကြီးကြပ်သူသည် ဝန်ထမ်းနှင့် တွေ့ဆုံပြီးပါက အကဲဖြတ်ပုံစံတွင် ဆွေးနွေးချက်များကို မှတ်တမ်းတင်၍ လက်မှတ်ထိုးပြီး ရက်စွဲထည့်ရသည်။ ဝန်ထမ်းအနေဖြင့် ဖြည့်ထားသည့်ပုံစံကိုဖတ်ရှုပြီး ၎င်း၏ မှတ်ချက်များကို ဖြည့်စွက်လိုပါက ဖြည့်စွက်ခွင့်ရှိသည်။​ 
  • အကဲဖြတ်သူ- အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာ သို့မဟုတ် ကြီးကြပ်သူ သို့မဟုတ် ဝန်ထမ်းအကဲဖြတ်ရန် တာဝန်ပေးအပ်ခံရသူ
  • ဝန်ထမ်းလက်မှတ်- ဝန်ထမ်းသည် အကဲဖြတ်ပုံစံကို သိရှိဖတ်ရှုပြီးကြောင်း လက်မှတ်ထိုးသည်။
• အကျိုးခံစားခွင့် ပုံစံ (Benefits Form)– အလုပ်မှ နှုတ်ထွက်မည့် ဝန်ထမ်း၏အမည်၊ ရက်စွဲ၊ အလုပ်ထွက်ရသည့် အကြောင်းရင်း၊ မှတ်ချက်များ (လိုအပ်ပါက)၊ အဖွဲ့အစည်းထံမှ အကြွေးမကျန်ရှိတော့ကြောင်း ဝန်ထမ်းထံမှ သဘောတူညီချက်၊ နှင့် ဝန်ထမ်းနှင့် အလုပ်ရှင် (အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာက ကိုယ်စားလှယ်လွှဲသူ) တို့၏ လက်မှတ်များ ပါဝင်သည်။
  • ဝန်ထမ်းလက်မှတ်- အဖွဲ့အစည်းမှ နှုတ်ထွက်မည့် ဝန်ထမ်း
  • အလုပ်ရှင်လက်မှတ်- အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာ
• တာဝန်လွှဲပြောင်းစာ – Responsibilities Turnover Letter– အဖွဲ့မှ နှုတ်ထွက်သော ဝန်ထမ်းမှ တာဝန်ယူမည့် ဝန်ထမ်းသို့ တာဝန်လွှဲပြောင်းသည့်စာဖြစ်သည်။​ ၎င်းတွင် ဝန်ထမ်းနှစ်ဦးစလုံး၏ လက်မှတ်များနှင့် တရားဝင် လွှဲပြောင်းသည့် ရက်စွဲ ပါရှိရမည်။