အဖွဲ့အစည်း၏ စီမံရေးရာစနစ်တည်ဆောက်ခြင်း

နိဒါန်း

မြန်မာဝေါဟာရတွင် Management ကို စီမံခန့်ခွဲမှုဟုမြန်မာပြန်ဆိုလေ့ရှိကြသည်။ ထို့ကြောင့် အဖွဲ့အစည်းတခု၏ နေ့စဉ်လုပ်ငန်း ဆောင်တာများ မှန်ကန်၊မြန်ဆန်စွာ လည်ပတ်နိုင်ရန် ပံ့ပိုးလုပ်ဆောင်ရသည့်အစိတ်အပိုင်း (Administration) ကို အစိုးရရုံးဌာန များတွင် အသုံးပြုတတ်သည့် “စီမံရေးရာ” ဆိုသည့်ဝေါဟာရကိုယူ၍ အသုံးပြုထားသည်။​စီမံရေးရာဝန်ထမ်း သို့မဟုတ် အဖွဲ့ သို့မဟုတ်ဌာန သည် အဖွဲ့အစည်းတစ်ခု၏ လုပ်ငန်း ဆောင်တာများနှင့် စီမံကိန်းများ အဆင်ပြေပြေလည်ပတ်နိုင်အောင် ပံ့ပိုးလုပ်ဆောင်ပေး ရသည့်အစိတ်အပိုင်းဖြစ်သည်။ အဖွဲ့အစည်းတခု၏ လုပ်ငန်းများကို လုပ်ဆောင်ရသော အဓိကအစိတ်အပိုင်းဖြစ်သည့် စီမံကိန်းများ/ လုပ်ငန်းများ ထိရောက်အဆင်ပြေစွာ လည်ပတ်နိုင်ရန် နောက်ကွယ်တွင် ကောင်းမွန်သော စီမံရေးရာအဖွဲ့/ဌာနတခု ရှိရန်လိုအပ်သည်။

စီမံရေးရာစနစ်တစ်ခုတွင် အဓိကအစိတ်အပိုင်း ၄ ခုပါဝင်သည်။​ 

၁) ဖိုင်များစနစ်တကျထားရှိခြင်း (filing)၊ 

၂) အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းများစီမံခန့်ခွဲမှု (material resource management)၊ 

၃) လူ့စွမ်းအားအရင်းအမြစ်စီမံခန့်ခွဲမှု (human resource management) နှင့် 

၄) လက်ခံတွေ့ဆုံခြင်း (reception) တို့ဖြစ်သည်။ 

ထို့အပြင် စီမံရေးရာစနစ်တခုလုံး မှန်ကန်စွာလည်ပတ်မှုရှိ/မရှိကို ဆန်းစစ်နေရန်လည်း လိုအပ်သည်။ မည်သူက၊ မည်သည့်အချိန်တွင်၊ မည်သည့်အဆင့်များကို ဆောင်ရွက်ရမည်ကို အတည်ပြုရန် စာဖြင့် ရေးသားထားသော မူဝါဒများ (written policies) ချမှတ်ထားရှိသင့်သည်။ မူဝါဒများနှင့်အတူ ပုံစံနမူနာများ (blank forms) နှင့် စီမံရေးရာမူဝါဒများ ရေးဆွဲရာတွင် လိုက်နာရမည့်လမ်းညွှန်ချက်များ (guidelines for making administrative policies) ကိုလည်းထည့်သွင်းဖော်ပြပေးပါမည်။

စီမံရေးရာအဖွဲ့/ဌာနအနေဖြင့် မိမိတို့၏လုပ်ငန်းများကို စာဖြင့်ရေးသားမှတ်တမ်းထားကျင့် ရှိရန်လိုအပ်ပြီး အဖွဲ့၏သက်တမ်းကြာလာသည်နှင့်အမျှ တာဝန်ပြောင်းလဲယူရသည့် ဝန်ထမ်းအသစ်များအတွက် ယင်းမှတ်တမ်းများမှတဆင့်သာ ယခင်ကဖြစ်ပျက်ခဲ့သည့်ကိစ္စရပ်များကို သိရှိနိုင်မည် ဖြစ်သည်။ 

အဖွဲ့အစည်းတခုတွင် စီမံရေးရာစနစ် သေချာချမှတ်လုပ်ဆောင်နိုင်ရန် ယင်းလုပ်ငန်းများကို အဓိက တာဝန်ယူလုပ်ဆောင်မည့်သူ အနည်းဆုံးတဦး လိုအပ်သည်။ အဖွဲ့ငယ်များတွင် ဘဏ္ဍာရေးပိုင်း နှင့် စီမံရေးရာလုပ်ငန်းများအတွက် တာဝန်ယူမည့်သူတဦးထား ၍ စတင်လေ့ရှိကြသည်။ ငွေကြေး၊စာရင်းပိုင်း ဆိုင်ရာကိစ္စရပ်များအပြင် စီမံရေးရာနှင့် ပတ်သက်သည့်အဓိကအစိတ်အပိုင်း – ၄ ခုကို တာဝန်ယူပေးရန်လိုအပ်သည့်အတွက် အဖွဲ့၏စီမံခန့်ခွဲရေး (management)အပိုင်းမှ ဝန်ထမ်းများက အချို့လုပ်ငန်းများကို ပူးတွဲကူညီပေးရတတ်သည်။ အထူးသဖြင့် ငွေကိုင် (cashier) ကဲ့သို့တာဝန်မျိုးကို တာဝန်ခွဲဝေယူပေးလေ့ရှိကြသည်။ အဖွဲ့ကြီးလာသည် နှင့်အမျှ စီမံရေးရာအရာရှိ (Administrative Officer)၊ ထို့နောက် ဝန်ထမ်းရေးရာမန်နေဂျာ/အရာရှိ (Human Resource Manager/ Officer)၊ ပစ္စည်းဝယ်ယူရေးနှင့်အခြားလိုအပ်သည်များ ပံ့ပိုးနိုင်ရန် ထောက်ပံ့ရေး အရာရှိ (Logistic Officer)ရာထူးတို့အတွက် လူများ ထပ်ခန့်ထားပြီး တာဝန်များ ခွဲဝေတတ်ကြသည်။ 

၁။ ဖိုင်များစနစ်တကျထားရှိခြင်း (filing)

စီမံရေးရာဌာန (The Administrative Department)၏အဓိကတာဝန်ဝတ္တရားများအနက်တခုမှာ ရုံးနှင့် စီမံကိန်းများဆိုင်ရာ မှတ်တမ်းများကို ထားရှိနိုင်ခြင်းဖြစ်သည်။

ဖိုင်ဖွင့်ခြင်းနှင့် မှတ်တမ်းများထိန်းသိမ်းခြင်း (FILING AND RECORDKEEPING)

အဖွဲ့အတွက် စီမံရေးရာစနစ် (administrative system) တစ်ခုကို စတင်တည်ဆောက်မည်ဆိုလျှင် ပထမဆုံးအဆင့်မှာ အဖွဲ့နှင့်ပတ်သက်သည့် ဖိုင်များကို စနစ်တကျထားရှိရန် ဖိုင်စနစ် (filing system) တစ်ခုရှိရမည်။ ​အဖွဲ့အစည်း၏ စာရွက်စာတမ်းအားလုံးကို ရှာရလွယ်ကူမည့် ပုံစံထားရှိခြင်းဖြင့် လုပ်ငန်းအစီရင်ခံစာတင်ပြရမည့်အချိန်တွင် အလွယ်တကူထုတ်ယူနိုင်သကဲ့သို့ အချက် အလက်များ လိုအပ်လာလျှင်လည်း အချိန်တိုအတွင်း ရှာဖွေနိုင်မည်။ 

ဖိုင်တွဲစနစ်တခုထားရှိရာတွင် အဖွဲ့၏ စီမံကိန်းများနှင့်သက်ဆိုင်သည့် မှတ်တမ်းများ နှင့် စီမံရေးရာ စာရွက်စာတမ်းများ (administrative documents) ကို သီးခြားစီ ခွဲထားသင့်သည်။ စာရွက်စာတမ်းမှတ်တမ်းများအဖြစ်ထားရှိလျှင် ဖိုင်များကိုအရောင်များ၊ အမှတ်အသားများ ပြုလုပ်မှတ်သားနိုင်သကဲ့သို့ ကွန်ပြူတာတွင်လည်း အမည်၊ ဖိုင်အမှတ်များဖြင့် မှတ်သားထားပြီး သက်ဆိုင်ရာ တာဝန်ရှိသူများ နှင့် ဝန်ထမ်းများကို ဖွင့်ကြည့်ခွင့်၊ ပြင်ဆင်ရေးသားခွင့်စသဖြင့် အဆင့်ဆင့်ခွင့်ပြုထားနိုင်သည်။ ထို့အပြင် မှတ်တမ်းဖိုင်များကို လျင်မြန်စွာ ရှာဖွေနိုင်ပြီး ပြန်ထားနိုင်ရန်အတွက် ဖိုင်အပြင်ဘက်တွင် နံပါတ်တစ်ခုကို တပ်ဆင်ထား သင့်သည်။ စီမံကိန်းများပြီး အဖွဲ့ကြီးခဲ့လျှင် ဖိုင်များကိုအလွယ်တကူရှာဖွေကြည့်နိုင်ရန် ဖိုင်တွဲ အညွှန်း (index) တစ်ခုလည်း ထားရှိသင့်သည်။

အောက်ဖော်ပြပါအခြေခံဖိုင်တွဲနည်းစနစ်သည် အဖွဲ့ငယ်များအသုံးပြုနိုင်သည့် ပုံစံနမူနာဖိုင်စနစ်တခုဖြစ် သည်။

အခြေခံဖိုင်တွဲနည်းစနစ်

၁၀၀ – စီမံရေးရာမှတ်တမ်းများ – ဤဖိုင်သည် ရုံးအတွက် စီမံရေးရာမှတ်တမ်းများကို ထားရှိသည့်ဖိုင်များအတွက် ဖြစ်သည်။​ယင်းဖိုင်များကို အပိုင်း – ၃ ပိုင်းခွဲထားနိုင်သည်။​ 

• ၁၁၀ – အဖွဲ့အတွက် ပစ္စည်းများဝယ်ယူမှုမှတ်တမ်းနှင့်စာရင်းထားရှိမှု – အဖွဲ့တွင် မည်သည့်ပစ္စည်းများကို ဝယ်ယူထားပြီး မည်သို့ထိန်းသိမ်းထားရှိကြောင်းကို ပုံစံ (form) များနှင့်တကွ ဖိုင်တွဲထိန်းသိမ်းထားရှိရမည်။ ယင်းတို့ကိုလည်း ထောက်ပံ့ပစ္စည်းထိန်းသိမ်းမှုကဒ်များ (Supply Control Cards) နှင့် အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း စာရင်းမှတ်တမ်း (Fixed Asset Register) စသည့်ပုံစံဖြင့် ပြန်၍ခွဲထားနိုင်သည်။​
• ၁၂၀ – ယာဉ်ပစ္စည်း – အဖွဲ့တွင် မော်တော်ဆိုင်ကယ်၊ကားကဲ့သို့ ယာဉ်များပိုင်ဆိုင်လျှင် ယင်းနှင့်သက်ဆိုင်သည့် မှတ်တမ်းများကို သိမ်းဆည်းထားရမည်။​
• ၁၃၀ – လစာပေးခြင်းနှင့် ဝန်ထမ်းများ – ဤအပိုင်းတွင် အဖွဲ့၏ဝန်ထမ်းများအားလုံးနှင့်သက်ဆိုင်သည့် မှတ်တမ်းများကို ထားရှိရမည်။ ယင်းကိုလည်း ဝန်ထမ်းများ၏ ကိုယ်ရေးရာဇဝင် (CV)၊ အလုပ်စာချုပ်၊ အလုပ်တက်ရောက်မှု မှတ်တမ်း (time sheet) စသဖြင့် ဖိုင်များပြန်ခွဲထားနိုင်သည်။​

၂၀၀ – ဘဏ္ဍာရေး (Finance) – ဘဏ္ဍာရေးရာဖိုင်စနစ်တွင် အဖွဲ့နှင့်ပတ်သက်သည့်ငွေပေး၊ငွေယူအထောက်အထားများ အားလုံးကို ထားရှိရမည်။​ ယင်းဖိုင်များကို အခြားမသက်ဆိုင်သည့်ဝန်ထမ်းများထုတ်ယူခြင်း၊ ပြင်ဆင်ဖြည့်စွက်ခြင်းများမလုပ်နိုင်အောင် စာရွက်စာတမ်းများ၊ဘောက်ချာများကို သော့ခတ်သိမ်းဆည်းထားခြင်းနှင့် ကွန်ပြူတာ ဒေတာဖိုင်များအဖြစ် သိမ်းဆည်းထားလျှင်လည်း မပျောက်ပျက်ရန်နှင့် ပြောင်းလဲပြင်ဆင်မှုများမလုပ်နိုင်စေရန် စနစ်တကျ သေချာသိမ်းဆည်းထားရမည်။

• ၂၁၀ – ဘတ်ဂျက် (Budget)
• ၂၂၀ – ပစ္စည်းဝယ်ယူရေး (Procurement)
• ၂၃၀ – ငွေသားစီမံခန့်ခွဲမှု (Cash Management)
• ၂၄၀ – ငွေကြေးကြိုတင်ထုတ်ယူခြင်းများ (Cash Advances)
• ၂၅၀ – အသေးသုံးငွေများ (Petty Cash)
• ၂၆၀ – ဘဏ္ဍာရေးအစီရင်ခံစာများ (Financial Reports)
• ၂၇၀ – ဘဏ်ငွေစာရင်းများ (Bank Accounts)
• ၂၈၀ – စာရင်းစစ်ဆေးခြင်းများ (Financial Audits)
• ၂၉၀ – ဘဏ္ဍာရေးရာ ကြီးကြပ်လုပ်ဆောင်မှု (Financial Monitoring)

၃၀၀ – စာပေးစာယူ (Correspondence) စီမံရေးရာလုပ်ငန်းများနှင့် သက်ဆိုင်သည့်စာအသွားအလာများအားလုံးကို မှတ်တမ်းတွင် ထိန်းသိမ်းထားရမည်။ အချို့အဖွဲ့အစည်းများတွင် စာအဝင်နှင့်စာအထွက်များကို ရက်စွဲနှင့် အဓိကပတ်သက်ဆက်စပ်သူများ (ဥပမာ – အစိုးရဌာနများ၊ ငွေကြေးပံ့ပိုးသူများ၊ မိတ်ဖက်အဖွဲ့များ၊ ပစ္စည်း/ဝန်ဆောင်မှု အတွက် စုံစမ်းသူများ) စသည်ဖြင့် ရက်စွဲများအလိုက်ထားရှိတတ်ကြသည်။

• ၃၁၀ – ပြည်တွင်းစာပေးစာယူ – အစိုးရဌာနများ၊ ဒေသန္တရအုပ်ချုပ်ရေး၊ အခြားမိတ်ဖက်အဖွဲ့အစည်းများ စသည်ဖြင့် (အဖွဲ့အစည်းအမည်များကို အက္ခရာစဉ်အလိုက်၊ သို့မဟုတ် အုပ်စုအလိုက်) ထားရှိခြင်း
• ၃၂၀ – နိုင်ငံတကာစာပေးစာယူ – နိုင်ငံတကာအဖွဲ့အစည်းများ၊ ငွေကြေးပံ့ပိုးကူညီသည့်အဖွဲ့များ၊ နိုင်ငံတကာ မှမိတ်ဖက်အဖွဲ့အစည်းများ၊ ပညာရှင်များစသည်ဖြင့် ခွဲထားခြင်း

၄၀၀ – အဖွဲ့အစည်းဆိုင်ရာ မှတ်တမ်းများ

• ၄၁၀ – အစည်းအဝေးမှတ်တမ်းများ – အဖွဲ့အစည်းအနေဖြင့်ပြုလုပ်သည့် အစည်းအဝေးမှတ်တမ်းများကို ဤဖိုင်တွင် ထားရှိရန်ဖြစ်သည်။ ဒါရိုက်တာဘုတ်အဖွဲ့အစည်းအဝေးများ၊ စီမံခန့်ခွဲမှုအဖွဲ့အစည်းအဝေးများ/ အလုပ်အမှုဆောင်အဖွဲ့အစည်း အဝေးများ၊ ဝန်ထမ်းအားလုံးနှင့်ပြုလုပ်သည့်အစည်းအဝေးများစသဖြင့် ဖိုင် များကို ခွဲ၍ ရက်စွဲအလိုက် ထားရှိရမည်။
• ၄၂၀ – အခြားမှတ်တမ်းများ – အဖွဲ့အတွက်အရေးကြီးသည့် စာရွက်စာတမ်းများ – အဖွဲ့အစည်းမှတ်ပုံတင် ၊ စာချုပ်များ၊ နားလည်မှု စာချွန်လွှာများ (MOU) ကိုစနစ်တကျထိန်းသိမ်းထားရန်လိုအပ်သည်။ အဖွဲ့အစည်းဖွဲ့စည်းပုံ (Organizational Structure)၊ အဖွဲ့အစည်းဖွဲ့စည်းမှုမှတ်တမ်း (Article of Association)၊ အဖွဲ့အစည်းနှင့် ပတ်သက်၍ အရေးကြီးသည့်မှတ်တမ်းဆောင်းပါးများ၊ သတင်းများစသည်တို့ကိုလည်း သီးခြားဖိုင်များ ထားရှိထိန်းသိမ်းထားသင့်သည်။

၅၀၀ – စီမံချက်/လုပ်ငန်းမှတ်တမ်းများ

• ၅၁၀ – အဖွဲ့၏စီမံချက်အဆိုပြုလွှာများ/လုပ်ငန်းများ – အဖွဲ့၏စီမံချက်အဆိုပြုလွှာများ၊ အဆိုမူကြမ်းများ၊ ဘတ်ဂျက်များအားလုံး၊ စီမံချက်လုပ်ဆောင်ရန် လိုအပ်ချက်များကို ဆန်းစစ်သည့် သုတေသနစာတမ်းများ၊ သုံးသပ်ချက်များ ဖိုင်များခွဲ၍ သိမ်းထားသင့်သည်။ (အကောင်အထည်ဖော်ပြီးစီမံချက်များသာမက မအောင်မြင်ခဲ့သည့် စီမံချက်အဆိုပြုလွှာများကိုပါ ပြန်လည်ကြည့်ရှုနိုင်ရန် သိမ်းထားသင့်သည်။)
• ၅၂၀ – ပြီးဆုံးသွားသည့်စီမံချက်များ/လုပ်ငန်းများ – ပြီးဆုံးသွားသည့်စီမံချက်များ/လုပ်ငန်းများနှင့် သက်ဆိုင်သည့် မှတ်တမ်းများအားလုံးကို စီမံချက်အမည် သို့မဟုတ် လုပ်ငန်းအမည်ဖြင့် ဖိုင်တဖိုင်ဖွင့်၍ အက္ခရာစဉ်အလိုက်၊ ရက်စွဲ/ နှစ်အလိုက် စုစည်းသိမ်းဆည်းထားသင့်သည်။​
• ၅၃၀ – လုပ်ဆောင်နေဆဲစီမံချက်များ/လုပ်ငန်းများ – ပြီးဆုံးသွားသည့်စီမံချက်များ/လုပ်ငန်းများကဲ့သို့ပင် ဖိုင်ဖွင့်ပြီး လက်ရှိစီမံချက်များနှင့်သက်ဆိုင်သည့် ဖိုင်များကို သိမ်းဆည်းထားသင့်သည်။ စီမံချက်ပြီးဆုံးသွားလျှင် ၅၂၀ သို့ပြောင်း ၍ သိမ်းဆည်းထားသင့်သည်။ 
• ၅၄၀ – မလုပ်ဆောင်ရသေးသည့်စီမံချက်များ – အဆိုပြုလွှာတင်ထားဆဲ/ဆွေးနွေးဆဲအဆိုပြုလွှာများ၊ ယင်းတို့နှင့် ဆက်စပ်သည့် စာပေးစာယူများ၊ သုတေသနစာတမ်းများစသည်တို့ကို ဤဖိုင်တွင်သိမ်းဆည်းထားသင့်သည်။ လုပ် ဆောင်ရန် စတင်သည်နှင့် ၅၃၀ သို့ရွှေ့ပြောင်းရမည်ဖြစ်ပြီး မလုပ်ဆောင်ဖြစ်ခဲ့ပါက ၅၁၀ သို့ရွှေ့ရပါမည်။

ဖိုင်စနစ်ကို တည်ဆောက်ရာတွင် အောက်ပါအချက်များကို ထည့်သွင်းစဉ်းစားပါ။

က) ဖိုင်များကို ထားရှိရာတွင် ကျိုးကြောင်းဆီလျော်မှုရှိပါစေ။​ ဥပမာ- သက်ဆိုင်သည့်ဖိုင်အားလုံးကို စင်တစ်ခုတည်း သို့မဟုတ် ဗီဒိုတစ်ခုတည်းတွင် ထားခြင်း သို့မဟုတ်  စီမံအုပ်ချုပ်ရေးဆိုင်ရာ မှတ်တမ်းအားလုံးကို အမှုဆောင် ညွှန်ကြားရေးမှူး၏ ရုံးခန်းတွင် ထားပြီး စီမံကိန်းဆိုင်ရာဖိုင်များကို စီမံကိန်းမန်နေဂျာများနှင့်အတူထားခြင်းမျိုး။ ကွန်ပြူတာဒေတာဖိုင်ကြီးတခုအတွင်း ဖိုင်များကို အမည်ပေးပြီး စနစ်တကျထားရှိပြီး သက်ဆိုင်ရာဝန်ထမ်းများကို ကြည့်ရှုနိုင်ရန် ပြုလုပ်ပေးထားခြင်းမျိုး

ခ) အချို့မှတ်တမ်းများ၊ဖိုင်များမှာ ဝန်ထမ်းအားလုံး ကြည့်ရှုလေ့လာနိုင်သည့် အရင်းအမြစ်၊မှတ်တမ်းများ (resources) ဖြစ်နိုင်သည်။ ဥပမာ- သတင်းစာများ၊ သင်တန်းလက်စွဲ၊မှတ်တမ်းများ (training materials) – ၎င်းတို့ကို အခြားဖိုင်များနှင့် သီးခြားခွဲထားပြီး လေ့လာစရာစင်တာ (resource center) တခု ပုံစံဖြင့် ဖိုင်များကို စုစည်းထားရှိပြီး ဝန်ထမ်းများအားလုံး ဖတ်ရှု၊အသုံးပြုခွင့်ပြုထားသင့်သည်။

ခ) ဖိုင်တွဲများ ပြည့်ကျပ်လာပါက ဖိုင်များကို ပြန်လည်ကြည့်ရှုပြီး မသက်ဆိုင်သည့်၊ ထပ်နေသည့် သို့မဟုတ် အရေးမပါသည့် စာရွက်များကို စွန့်ပစ်ရန်လိုအပ်လာပြီဖြစ်သည်။ ဖြေရှင်းနည်းနောက်တစ်ခုမှာ ဖိုင် အဟောင်းများကို လက်ရှိအသုံးပြုနေသည့်ဖိုင်များမှ သီးခြားခွဲထားခြင်းဖြစ်သည်။ နှစ်စဉ် ဇန်နဝါရီလတိုင်းတွင် ယခင်နှစ်မှဖိုင်များကို အဟောင်းဖိုင်များအဖြစ် သိမ်းဆည်း၍ ဖိုင်အသစ်များဖွင့်ပြီး ပြန်လည်စတင်ခြင်းဖြင့် အချက်အလက်အဟောင်းများကို ရှာဖွေနိုင်သော်လည်း နေ့စဉ်အသုံးပြုနေသည့် ဖိုင်များတွင် ပြည့်ကျပ်နေခြင်းမျိုး မဖြစ်တော့ပါ။

ဂ) ဖိုင်အမည်များက ဖိုင်ထဲတွင်ပါရှိသည့်အကြောင်းအရာကို အတိအကျ မဖော်ပြနိုင်ပါက ၎င်းတို့၏ ပါဝင်သည့်စာရွက်စာတမ်း များကို စစ်ဆေးပြီး ဖိုင်ကို အမည်ပြန်ပြောင်းခြင်း၊ အကြောင်းအရာမတူသည့် ဖိုင်များကို ရွှေ့ပြောင်းပြီး ဖိုင်အသစ်တစ်ခု ဖွင့်ခြင်း၊ သို့မဟုတ် အတွင်းထဲရှိ မှတ်တမ်းများကို ထည့်သင့်သည့်ဖိုင်များသို့ ပြန်လည်ထည့်ခြင်းတို့ကို ပြုလုပ်သင့်သည်။

ဃ) ဖိုင်များကို နံပါတ်တပ်ထားပြီး အညွှန်းစာရင်း (index) တစ်ခုကို ရုံးနံရံ သို့မဟုတ် ဖိုင်ဗီဒို တွင် ချိတ်ဆွဲထားခြင်း၊ ကွန်ပြူတာ ဒေတာများတွင် ဖိုင်အမည်များနှင့်ပါဝင်သည့်အညွှန်းများကို ဖိုင်များအားလုံး၏ ထိပ်တွင် အညွှန်းအဖြစ် စာရင်းပြုစုပေးထားခြင်းဖြင့် ဖိုင်များကို ပိုမိုမြန်ဆန်စွာ ရှာဖွေနိုင်ပါသည်။

• အညွှန်းတွင် ဖိုင်ခွဲများ (sub-files) ထားရှိနိုင်သည်။ ဥပမာ- “အစိုးရနှင့် စာပေးစာယူဖိုင်” (Correspondence File for government) အောက်တွင် ဆက်စပ်လုပ်ဆောင်နေသည့် ဝန်ကြီးဌာနများ၊ ဦးစီးဌာနများအလိုက် ဖိုင်ခွဲများအဖြစ် စာရင်းပြုစုထားနိုင်သည်။

င) ဖိုင်စနစ်ကို ပြန်လည်သုံးသပ်ပြီး မှတ်တမ်းထိန်းသိမ်းသည့်စနစ်တွင် များပြားရှုပ်ထွေးသည့် မှတ်တမ်းများကို ထိန်းသိမ်းထားသင့်မသင့် ဆုံးဖြတ်ရန် လိုအပ်နိုင်သည်။

ဖိုင်စနစ်ကို ပိုမိုတိုးတက်ကောင်းမွန်အောင် ပြုလုပ်ရာတွင် ဝန်ထမ်းများအား အသုံးပြုရာတွင် ကြုံတွေ့ရသည့် အခက်အခဲများနှင့် အတွေ့အကြုံများကိုမေးမြန်း အကြံဉာဏ်တောင်းခံနိုင်သည်။

ဖိုင်စနစ်ကို စနစ်တကျ တည်ဆောက်ပြီးသည်နှင့် ဖိုင်အတွင်း ထည့်ထားသည့် မှတ်တမ်း၊စာရွက်စာတမ်း များကို လွယ်ကူစွာ ရှာဖွေနိုင်မည့်နည်းလမ်းများ စဉ်းစားရန် လိုအပ်သည်။ မှတ်တမ်းများကို သိမ်းဆည်းရာတွင် အဓိကနည်းလမ်း (၄) မျိုး ရှိပါသည်။

၁။ ရက်စွဲအလိုက် စီစဉ်ခြင်း (Filing by Date)

ရက်စွဲအလိုက် စီစဉ်ခြင်း ဆိုသည်မှာ စာရွက်စာတမ်းများကို ၎င်းတို့၏ရက်စွဲအလိုက် အစီအစဥ်တကျ ထားရှိခြင်းဖြစ်သည်။ ဥပမာ- ၂၀၂၄ ခုနှစ်၊ အောက်တိုဘာလ (၁) ရက်နေ့ မှတ်တမ်းသည် ၂၀၂၄ ခုနှစ်၊ ဒီဇင်ဘာလ (၁၂) ရက်နေ့ မှတ်တမ်းရှေ့တွင် ရှိရမည်။ ၂၀၂၀ ခုနှစ်မှ စာရွက်စာတမ်းများက ၂၀၂၄ ခုနှစ်မှ စာရွက်များ၏ ရှေ့တွင် ရှိရမည်။ ရက်စွဲအလိုက် စီစဉ်သည့်အခါ ပထမဆုံးအနေဖြင့် စာရွက်နှစ်ခု၏ ခုနှစ်ကို နှိုင်းယှဉ်ပါ။ ခုနှစ်တူပါက လကို ကြည့်ပြီး စောသည့်လကို ရှေ့တွင်ထားပါ။ လနှင့်ခုနှစ် တူပါက ရက်စွဲများကို နှိုင်းယှဉ်ကာ ပိုမိုစောသည့် မှတ်တမ်းကို ရှေ့ကထားရပါမည်။

အချို့အဖွဲ့များက မှတ်တမ်းအဟောင်းဆုံးကို နောက်ဆုံးတွင် ထားပြီး အသစ်ဆုံးကို အရှေ့ဆုံးတွင် ထားရန် နှစ်သက်ကြသည်။ ဤနည်းသည်လည်း အသုံးဝင်ပြီး မှတ်တမ်းအသစ်များကို ရှာဖွေရန်အတွက်မှတ်တမ်း အဟောင်းများအားလုံးကို လှန်ကြည့်နေရန် မလိုသည့်အတွက် အချိန်ကုန်သက်သာစေသည်။ ဤနည်းကို ပြောင်းပြန်စီစဉ်ထားခြင်း (reverse chronological order) ဟုခေါ်သည်။

၂။ အကြောင်းအရာအလိုက် စီစဉ်ခြင်း (Filing by Topic)

အကြောင်းအရာအလိုက် (သို့မဟုတ် ကဏ္ဍအလိုက်) ထားခြင်းဆိုသည်မှာ မှတ်တမ်းများကို ပါဝင်သည့် အကြောင်းအရာအလိုက် စုစည်းထားရှိခြင်းဖြစ်သည်။ ဥပမာ- စာပေးစာယူမှတ်တမ်းများ အားလုံးကိုဖိုင်တစ်ခုတည်းတွင် ထားရှိပြီး ငွေကြေးဖြတ်ပိုင်းများ (financial receipts) ကို အခြားဖိုင်တစ်ခုတွင် ထားရှိခြင်းမျိုး။ ဖိုင်အတွင်းရှိ အကြောင်းအရာများကိုလည်း အခြားသော စနစ်ဖြင့် ထပ်မံစီစဉ်ထားရှိနိုင်သည်။ ဥပမာ- စာပေးစာယူမှတ်တမ်းများကို ရက်စွဲအလိုက် အစီအစဉ်ချထားနိုင်ပြီး ဖြတ်ပိုင်းများကို နံပါတ်အလိုက် စီစဉ်ထားနိုင်သည်။

၃။ အက္ခရာအလိုက် စီစဉ်ခြင်း (Filing in Alphabetical Order)

အက္ခရာအလိုက် စီစဉ်ခြင်းဆိုသည်မှာ အကြောင်းအရာများကို ၎င်းတို့၏ အမည် ၏ ပထမဆုံး အက္ခရာ အလိုက် အစီအစဉ်ချခြင်းဖြစ်သည်။ မြန်မာဘာသာဖြင့် စီစဉ်လျှင် ကဖြင့်စပြီး အင်္ဂလိပ်ဘာသာဖြင့် စီစဉ်လျှင် A ဖြင့်စသည့် မှတ်တမ်းများကို ပထမ၊ ထို့နောက် ခ သို့မဟုတ် B ဖြင့်စသည့်မှတ်တမ်းများ၊ ထိုမှတစ်ဆင့် Z အထိ စသည်ဖြင့် စီစဉ်သွားရမည်။ ဖိုင်များကို အက္ခရာအလိုက်စီစဉ်ရာတွင် မြန်မာဘာသာ သို့မဟုတ် အင်္ဂလိပ်ဘာသာတခုခုဖြင့် သတ်သတ်မှတ်မှတ် ထားရှိသင့်သည်။ နှစ်မျိုးစလုံးအသုံးပြုရန် စီစဉ်လျှင် ရော၍မထားရန်လိုအပ်သည်။

မှတ်တမ်းနှစ်ခုသည် အက္ခရာတူဖြင့် စတင်ပါက ဒုတိယအက္ခရာကို ကြည့်ပါ။ ဥပမာ procurement နှင့် policies တို့တွင် ပထမအက္ခရာ (နှစ်ခုလုံး p) ကို နှိုင်းယှဉ်ပြီး ဒုတိယအက္ခရာ (r သို့မဟုတ် o) ကို ကြည့်ရမည်။ o က rထက် စောသောကြောင့် policies ကို procurement ရှေ့တွင် ထားရမည်။ ဒုတိယအက္ခရာတူပါက တတိယအက္ခရာများကို နှိုင်းယှဉ်သွားရမည်။

၄။ နံပါတ်အလိုက် စီစဉ်ခြင်း (Filing by Number)

နံပါတ်အလိုက် စီစဉ်ခြင်းဆိုသည်မှာ မှတ်တမ်းများ သို့မဟုတ် ဖိုင်တွဲများကို ၎င်းတို့၏ နံပါတ်အလိုက် စီစဉ်ခြင်းဖြစ်သည်။ နံပါတ်ငယ်များကို နံပါတ်ကြီးများ၏ ရှေ့တွင် ထားရမည်။ ဤနံပါတ်များမှာ စာရွက်စာတမ်းများ/မှတ်တမ်းများပေါ်ရှိ ရည်ညွှန်းနံပါတ်များ (reference numbers) သို့မဟုတ် ဖိုင်တွဲ၏ နံပါတ်များ ဖြစ်နိုင်သည်။

နံပါတ်တစ်ခုတွင်ပါရှိသည့် ဂဏန်းအားလုံးကို သေချာကြည့်ရှုရန် လိုအပ်သည်။ ၄ သည် ၈ ထက် စောသည် ကို သိရန် လွယ်ကူသော်လည်း ၁၂.၀၈ နှင့် ၁၂.၁ တို့ကို အစီအစဉ်ချသည့်အခါ သတိထားရမည်ဖြစ်သည်။ 

သတိပြုရန် 

ဖိုင်စနစ်ထားသိုပုံစနစ်အမျိုးမျိုးရှိပါသည်။ ဥပမာ- ဖိုင်တွဲများကို အကြောင်းအရာအလိုက် (စာပေးစာယူ၊ စီမံကိန်းများ၊ အုပ်ချုပ်ရေး စသည်ဖြင့်) ခွဲခြားထားနိုင်ပြီး ဖိုင်အတွင်းရှိ မှတ်တမ်းများကိုသိမ်းဆည်းရာတွင် ရက်စွဲအလိုက် (ငွေကြေးဆိုင်ရာ မှတ်တမ်းအသစ်များကို အဟောင်းများ၏ နောက်တွင် ပြောင်းပြန် အချိန် အစဉ်အလိုက်) ထားရှိနိုင်သည်။

ဖိုင်တွဲများကို မည်သို့ အစီအစဉ်ချမည်၊ မည်သည့်စနစ်ကိုအသုံးပြုမည်ကို မဆုံးဖြတ်မီ အဖွဲ့ရှိ မှတ်တမ်းများနှင့်ပတ်သက်၍ လိုအပ်ချက်များကို သေချာဆန်းစစ်ရန်လိုအပ်သည်။​ မှတ်တမ်းများ သိမ်းဆည်းရန် အချိန်ယူရသော်လည်း ကောင်းမွန်သည့် စနစ်တစ်ခုရှိပြီးပါက အချိန်ကုန်သက်သာနိုင်သည်။​ မှတ်တမ်းများစွာကို စနစ်တကျ စီမံခန့်ခွဲသိမ်းဆည်းနိုင်လျှင် အချိန်ကုန် သက်သာနိုင်သည်။

၂။ အဖွဲ့အစည်းနှင့်သက်ဆိုင်သည့် ပစ္စည်းအရင်းအမြစ်များ စီမံခန့်ခွဲခြင်း

အဖွဲ့အစည်းတိုင်းတွင် အဖွဲ့၏လုပ်ငန်းများနှင့်ပတ်သက်ဆက်စပ်ပြီး လိုအပ်သည့် ပစ္စည်းများ၊ ရုံးလုပ်ငန်းများ လည်ပတ်လုပ်ဆောင်ရန် လိုအပ်သည့်ပစ္စည်းများ ရှိကြသည်။ စီမံရေးရာလုပ်ငန်းအတွက် တာဝန်ယူထားရသူများအနေဖြင့် ယင်းပစ္စည်းများ ပျက်စီးခြင်း၊ ခိုးယူခံရခြင်း သို့မဟုတ် အလွဲသုံးစားလုပ်ခံရခြင်း မဖြစ်စေရန် စီမံခန့်ခွဲရသည်။ သို့သော် ပစ္စည်းအားလုံး၏ အသုံးပြုနိုင်ပုံ၊တာရှည်ခံနိုင်မှု၊ ပစ္စည်းတန်ဖိုးများမှာ ကွဲပြားခြားနားကြသည့်အတွက် စီမံခန့်ခွဲရာတွင် အားလုံးကို တပုံစံတည်း သတ်မှတ်လုပ်ဆောင်၍ မရချေ။ အဖွဲ့အစည်းရှိ ပစ္စည်းများကို အဓိကအားဖြင့် ပုံစံသုံးမျိုးခွဲ၍ စီမံခန့်ခွဲနိုင်သည်။

အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းများကို ခွဲခြားသတ်မှတ်ပုံ

၁) သက်တမ်းကြာရှည်စွာ အသုံးပြုနိုင်သည့် ပစ္စည်းများ – အဖွဲ့ပိုင်တန်ဖိုးကြီးပစ္စည်းများ (Fixed assets)

သက်တမ်းကြာရှည်စွာအသုံးပြုနိုင်ခြင်း (၅ နှစ်ထက်ပိုအသုံးပြုနိုင်ခြင်း) နှင့် ငွေကြေးအနေဖြင့် တန်ဖိုးကြီးသော (ဒေါ်လာ ၅၀ ထက် ပို၍တန်ဖိုးရှိသော) ပစ္စည်းများဖြစ်သည်။ ဥပမာ- ပရိဘောဂ၊ ကွန်ပျူတာနှင့် ယာဉ်များ။

၂) ကြာရှည်စွာအသုံးပြုနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ (Non-expendable supplies)– သက်တမ်းကြာရှည်စွာ အသုံးပြုနိုင်ခြင်း (၅ နှစ်ထက်ပိုသုံးနိုင်ခြင်း) ငွေကြေးတန်ဖိုးအရ မများလှသော(ဒေါ်လာ ၅၀ ထက် တန်ဖိုးနည်းသော) ပစ္စည်းများဖြစ်သည်။ ဥပမာ- အမှိုက်ပုံး၊ စာရွက်ဖောက်စက် သို့မဟုတ် လိုက်ကာများ။

၃) ကြာရှည်အသုံးမပြုနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ (Expendable supplies) အသုံးပြုပြီးနောက် စွန့်ပစ်ရသော ပစ္စည်းများဖြစ်သည်။ ဥပမာ- တိပ်၊ ဘောပင်၊ စာရွက် သို့မဟုတ် marker များ။ ၎င်းတို့သည် ကြာကြာမသုံးနိုင်သကဲ့သို့ ငွေကြေးတန်ဖိုးအရလည်း မများလှပါ။

မှတ်ချက်။ ကြာရှည်စွာသုံးနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများနှင့် ကြာရှည်စွာမသုံးနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများကို စုပေါင်း၍ ပစ္စည်းစာရင်း (inventory) တွင်ထည့်သွင်းရသည်။

အဖွဲ့အစည်းရှိ ပစ္စည်းများကို စီမံခန့်ခွဲရာတွင် –

• ဝယ်ယူရေး (Procurement) – အဖွဲ့အတွက် လိုအပ်သည့်ပစ္စည်းများ ဝယ်ယူခြင်း
• ဝယ်ယူပြီးပစ္စည်းများကို သိမ်းဆည်းခြင်း (Storekeeping) – ပစ္စည်းများကို သော့ခတ် ထားသော ဗီရိုထဲတွင် သိမ်းဆည်းခြင်း၊ ကြာရှည်အသုံးပြုနိုင်သည့်ပစ္စည်းများကို စာရင်းပြုစု၍ မှတ်ပုံတင်ခြင်း (register) နှင့် ပစ္စည်းအသုံးပြုသူများစာရင်းကို ထိန်းသိမ်းခြင်း နှင့် သုံးစွဲရန်ပစ္စည်းများ ထုတ်ပေးခြင်း
• စီမံခြင်း (Administration) – ပစ္စည်းများ လက်ခံရရှိသည့်အခါ လက်ခံရရှိမှု မှတ်တမ်း(Receiving Report) တွင် ဖြည့်သွင်းခြင်း၊ ကုန်လွယ်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ တောင်းခံလာလျှင် အတည် ပြုပေးခြင်း နှင့် ပစ္စည်းစာရင်း (inventory) များကို လစဉ်၊ ကြာရှည်အသုံးပြုနိုင်သောပစ္စည်းများကို သုံးလ တစ်ကြိမ်၊ အမြဲတမ်းအသုံးပြုနိုင်သည့်ပစ္စည်းများကို ခြောက်လတစ်ကြိမ်တိုင်း စစ်ဆေးရေတွက်ခြင်း 
• ကြီးကြပ်အတည်ပြုခြင်း – ကြာရှည်စွာအသုံးပြုနိုင်သည့် အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ တောင်းခံမှုများကို အတည်ပြုပေးခြင်းတို့ကို လုပ်ဆောင်ရသည်။

ပစ္စည်းများ စီမံခန့်ခွဲရာတွင် အသုံးပြုသည့်ပုံစံများ

1. လက်ခံရရှိမှု မှတ်တမ်း(Receiving Report)*
2. (အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း ဝယ်ယူမှု အထောက်အထားနှင့် သက်ဆိုင်သည့်စာရွက်စာတမ်းများ) (Fixed Asset Acquisition Supporting Documentation)
3. အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း မှတ်ပုံတင်စာရင်း (Fixed Asset Register)*
4. ပစ္စည်းအသုံးပြုမှု စီမံခန့်ခွဲရေးကတ် (Supply Control Card)
5. အသေးစား ကြာရှည်အသုံးပြုနိုင်သော ပစ္စည်းများ မှတ်ပုံတင်စာရင်း (Small Non-Expendable Supplies Register)
6. ပစ္စည်း တောင်းခံလွှာ (Supplies Request Form)
7. ယာဉ်မှတ်တမ်းစာအုပ် (Vehicle Logbook)* (အဖွဲ့ပိုင်ယာဉ် (ဆိုင်ကယ်၊ကားစသည်တို့ရှိပါက))
8. ယာဉ်ထိန်းချုပ်ဘုတ် (Vehicle Control Board)

* ကြယ်ပွင့်ပြထားသည့်မှတ်တမ်းနှင့်စာရင်းများသည် မည်သည့်အရွယ်အစားရှိသည့် အဖွဲ့တိုင်းအတွက် လိုအပ်နိုင်သကဲ့သို့ အဖွဲ့ငယ်များတွင်လည်း ရှိရန်လိုအပ်သည်။ ယာဉ်မှတ်တမ်းကို ကြယ်ပွင့်ပြထားခြင်းမှာ အချို့အဖွဲ့အစည်းငယ်များတွင် လိုအပ်ချက်အရ ဝယ်ယူထားသည့်ယာဉ်များ ရှိတတ်ကြသည်။

၂.၁- အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းများ စီမံခန့်ခွဲခြင်း (Fixed Assets Management)

အဖွဲ့ပိုင်တန်ဖိုးကြီးပစ္စည်းများသည် အဖွဲ့အစည်းအတွက် တန်ဖိုးအရှိဆုံး အရင်းအမြစ်များဖြစ်သည့်အတွက် ၎င်းတို့ကို ဂရုတစိုက် စီမံခန့်ခွဲရန်လိုအပ်သည်။ အောက်ဖော်ပြပါအချက်များသည် အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းများကို စီမံခန့်ခွဲရန်အတွက် အခြေခံလုပ်ထုံးလုပ်နည်းများဖြစ်သော်လည်း အဖွဲ့တွင် ဗီဒီယို/ကင်မရာကဲ့သို့ပစ္စည်းများ ဝယ်ယူရန်လိုအပ်ပါက သီးခြားလမ်းညွှန်ချက်များလိုအပ်မည်။

အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း လက်ခံရယူခြင်း (RECEIVING A FIXED ASSET)

၁။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း ဝယ်ယူရာတွင် လိုက်နာရန်ချမှတ်ထားသည့် လုပ်ထုံးလုပ်နည်းများအတိုင်း လိုက်နာလုပ်ဆောင်ရမည်။  

၂။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ဝယ်ယူ/လက်ခံရရှိသည့်ပစ္စည်းကို လက်ခံရရှိမှုမှတ်တမ်း (Receiving Report) တွင် ဖြည့်သွင်းပြီး အမှုဆောင်ညွှန်ကြားရေးမှူး သို့မဟုတ် အဖွဲ့အကြီးအကဲ/ခေါင်းဆောင်က အတည်ပြုရမည်။

၃။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ပစ္စည်းနှင့်အတူ ပါလာသော စာရွက်စာတမ်းအားလုံး(ပစ္စည်း ဝယ်ယူမှု အထောက်အထား စာရွက်စာတမ်းများ) ကို ပစ္စည်းမှတ်တမ်းဖိုင်တွဲတွင် ထည့်သွင်း သိမ်းဆည်းရမည်။ ဝယ်ယူမှု (Acquisition) ဆိုရာတွင် လက်ခံရရှိခြင်း သို့မဟုတ် ရယူခြင်းကို ဆိုလိုသည်။

၄။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ပစ္စည်းတွင်ပါရှိသည့် စက်ရုံမှပေးထားသော နံပါတ်စဉ် (serial number)ကို ကုမ္ပဏီမှ ထုတ်လုပ်သော ဤပစ္စည်းတစ်ခုတည်းတွင်သာ ရှိသည့် နံပါတ်ဖြစ်သောကြောင့် ၎င်းကို သတ်မှတ်နံပါတ်အဖြစ် အသုံးပြုသည်။ နံပါတ်စဉ်မပါရှိပါက စီမံရေးရာတာဝန်ခံက အဖွဲ့အစည်း၏ နံပါတ်စဉ်ကို ပေးရမည်။ ထိုနံပါတ်ကို မပျက်သော မှင်ဘောပင်ဖြင့် ပစ္စည်းပေါ်တွင် (အများအားဖြင့် နောက်ဘက် သို့မဟုတ် အောက်ခြေတွင်) ရေးမှတ်ထားသင့်သည်။

၅။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ဤပစ္စည်းကို အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း မှတ်ပုံတင်စာရင်း (Fixed Asset Register) တွင် ထည့်သွင်းသည်။ အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း မှတ်ပုံတင်စာရင်းတွင် လက်ရှိ ရေတွက်စစ်ဆေးခဲ့သည့်အချိန်နှင့် စာရင်းကို မည်သည့်အချိန်တွင် တင်သွင်းခဲ့သည်ကို ဖော်ပြရမည်။ ထို့နောက် ၎င်းတွင် အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းအမျိုးအစား/အရောင်စသည့်ဖော်ပြချက်၊ ထုတ်လုပ်သည့် ကုမ္ပဏီ၊ မော်ဒယ်၊ နံပါတ်စဉ်၊ ဘတ်ဂျက်၊ ဝယ်ယူသည့်စျေးနှုန်း၊ ဝယ်ယူသည့် သို့မဟုတ် လက်ခံရရှိသည့်ရက်စွဲ၊ လက်ခံသည့်နေရာ (ဥပမာ- စီမံရေးရာတာဝန်ခံရုံး) တို့ကို မှတ်တမ်းတင်ထားသည်။ အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း မှတ်ပုံတင်စာရင်းကို အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းနှင့် ပစ္စည်းစာရင်းဖိုင်၏ အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း ဖိုင်ခွဲတွင် ထားရှိသည်။

၆။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ယင်းအဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းကို အသုံးပြုရန် တာဝန်ယူမည့်သူအား ပေးအပ်သည်။

အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းများ ထိန်းသိမ်းခြင်း(MAINTAINING FIXED ASSETS)

၁။ အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းများသည် တန်ဖိုးရှိသည့်အတွက် ဂရုတစိုက် အသုံးပြုရမည်။ အချို့ အဖွဲ့ အစည်းများသည် ၎င်းတို့၏ အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းအချို့အတွက် မည်သူက၊ မည်သည့်အချိန်တွင်၊ မည်မျှကြာကြာ အသုံးပြုနိုင်သည်နှင့် ထိုသို့အသုံးပြုခြင်းအတွက် အခ ကြေးငွေ ရရှိမှု ရှိ၊မရှိကို ဖော်ပြသည့် သီးခြားမူဝါဒများကို ရေးဆွဲလေ့ရှိသည်။ ဥပမာ – အဖွဲ့ပိုင် ဘာသာပြန်စက်ရှိသည့် အဖွဲ့အနေ ဖြင့် ငှားရမ်းခကို မည်သို့သတ်မှတ်သည်၊ ငှားရမ်းစဉ်က ယူသွားသည့်အတိုင်း မဟုတ်ပဲ ပျက်စီးခဲ့လျှင်၊ ပျောက်ပျက်ခဲ့လျှင် မည်သို့ လျော်ကြေးတောင်းခံမည်တို့ကို သီးခြားမူဝါဒချမှတ်လုပ်ဆောင်ခြင်း၊ ငှားရမ်းသူများထံမှ လက်မှတ်တောင်းခံခြင်းမျိုး

၂။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းအားလုံးကို ခြောက်လတကြိမ် ရေတွက်စစ်ဆေးပြီး အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း မှတ်ပုံတင်စာရင်းကို နောက်ဆုံးအခြေအနေအထိ မှတ်တမ်းထားရှိပြီးဖြစ်ရမည်။ တစ်ခါတစ်ရံတွင် အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းများသည် နေရာတနေရာမှ တနေရာသို့ ပြောင်းရွှေ့ခြင်း သို့မဟုတ် ၎င်းတို့၏ အခြေအနေ ပြောင်းလဲခြင်းများရှိနိုင်သည်။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ထိုအချက်အားလုံးကို ပစ္စည်းမှတ်တမ်းတွင် မှတ်တမ်းတင်ထားရမည်။

အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းများ ပယ်ဖျက်ခြင်း/စွန့်ပစ်ခြင်း (DISPOSING OF FIXED ASSETS)

၁။ ရံဖန်ရံခါတွင် အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းတစ်ခုသည် သုံးစွဲမရတော့အောင် ပျက်စီးသွားသည့် အခြေအနေမျိုး ရှိနိုင်သည်။ သို့မဟုတ် ပစ္စည်းများသည် ခေတ်နောက်ကျနေသောကြောင့် အခြားအဖွဲ့အစည်း သို့မဟုတ် အခြားသူတစ်ဦးဦးအား လှူဒါန်းပြီး အစားထိုးလဲလှယ် ဝယ်ယူလိုခြင်းမျိုးရှိတတ်သည်​။ မည်သည့်အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းကို ပယ်ဖျက်လိုသောအခါ (စွန့်ပစ်လိုသောအခါ) စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ၎င်းကို အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း မှတ်ပုံတင်စာရင်းတွင် မှတ်တမ်းတင်ရန်လိုအပ်သည်။

၂။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ပယ်ဖျက်/စွန့်ပစ်သည့်ရက်စွဲနှင့် စွန့်ပစ်ချိန်တွင် အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း၏ အခြေအနေကို ဖော်ပြရမည်။  

၃။ ထို့နောက် စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ထိုပစ္စည်းနှင့် သက်ဆိုင်သော ဝယ်ယူမှု အထောက်အထားများ စာရွက်စာတမ်းအားလုံးကို ဖိုင်မှ ဖယ်ရှားနိုင်သည်။

အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းနံပါတ်စဉ်များ ပြုလုပ်ခြင်း

၁။ ပစ္စည်းအတွက် စာလုံးတစ်လုံးကို ရွေးချယ်ပါ။ ဥပမာ- ကုလားထိုင်များအတွက် ‘A’၊ စားပွဲများအတွက် ‘B’ စသည်ဖြင့်။

၂။ စာလုံးနောက်တွင် မတူညီသော နံပါတ်တစ်ခုစီ ထည့်သွင်း၍ ပစ္စည်းတစ်ခုစီကို နံပါတ်ပေးပါ။ ဥပမာ- ကုလားထိုင် ၁၀ လုံးရှိပါက ၎င်းတို့သည် A1၊ A2၊ A3၊ … A10 ဖြစ်လာမည်။ စားပွဲများသည် B1၊ B2၊ B3 စသည်ဖြင့် ဖြစ်လာမည်။

၃။ နံပါတ်စဉ်ကို မပျက်သော မှင်ဘောပင်ဖြင့် ပစ္စည်းပေါ်တွင် ရေးမှတ်ပါ။ နံပါတ်စဉ်များကို အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း မှတ်ပုံတင်စာရင်းတွင် မှတ်တမ်းတင်ထားပါ။

အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း ပုံစံများ 

• လက်ခံရရှိမှု မှတ်တမ်း(Receiving Report)* – လက်ခံမှုမှတ်တမ်းသည် မည်သည့် ပစ္စည်းများ (အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းများ၊ ကြာရှည်သုံးနိုင်သော သို့မဟုတ် ကုန်လွယ်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ) အဖွဲ့သို့ရောက်ရှိလာမှုကို မှတ်တမ်းတင်ထားခြင်းဖြစ်သည်။ ပစ္စည်းတစ်ခုခုကို ဝယ်ယူပြီး သို့မဟုတ် ပစ္စည်းလှူဒါန်းမှုကို လက်ခံရရှိပြီးသည်နှင့် လက်ခံရရှိမှု မှတ်တမ်းတွင် ဖြည့်သွင်းရမည်။ လှူဒါန်းရရှိသည့်ပစ္စည်းများကိုလည်း ဝယ်ယူသော ပစ္စည်းများကဲ့သို့ပင် လုပ်ဆောင်ရမည်။ ဝယ်ယူသူနှင့် လက်ခံရယူသူတစ်ဦးဦးက လက်ခံရရှိမှုမှတ်တမ်း ကို ဖြည့်သွင်းသင့်သည်။ ထိပ်ဆုံးတွင် ရောင်းချသူ (သို့မဟုတ် လှူဒါန်းသူ) နှင့် ရက်စွဲကို မှတ်တမ်းတင်သည်။ ထို့နောက် လက်ခံရရှိသည့် ပစ္စည်းတစ်ခုစီအတွက် မည်သည့်ပစ္စည်း၊ အရေအတွက် မည်မျှ၊ ယူနစ်စျေးနှုန်းမည်မျှ၊ စုစုပေါင်းစျေးနှုန်းမည်မျှနှင့် မှတ်ချက်များကို ရေးသွင်းရသည်။
  • လက်ခံရရှိသူ (Received by): ဝယ်ယူသူ သို့မဟုတ် လက်ခံရယူသူ မည်သူမဆို
  • အတည်ပြုသူ (Approved by): အမှုဆောင်ညွှန်ကြားရေးမှူး/အဖွဲ့၏အကြီးအကဲ
• (ပစ္စည်း ဝယ်ယူမှု အထောက်အထားနှင့် စာရွက်စာတမ်းများ) (Fixed Asset Acquisition Supporting Documentation) – အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းတစ်ခုကို လက်ခံရရှိတိုင်း (ဝယ်ယူတိုင်း) အထောက်အထား၊ စာရွက်စာတမ်းများ ပါရှိတတ်သည်။ ဘောက်ချာများ၊ လှူဒါန်းမှုအတည်ပြုသည့် လှူဒါန်းသူများထံမှ စာများ၊ အာမခံ (warranty or guarantee) နှင့် အခြားပတ်သက်သည့် အချက်အလက်များ ပါဝင်နိုင်သည်။ ထိုစာရွက်စာတမ်းများသည် အရေးကြီးပြီး အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းဖိုင်တွင် တစုတစည်းတည်း ထားရှိရမည်။ (မှတ်ချက်- အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း ဝယ်ယူမှု အထောက်အထား၊ စာရွက်စာတမ်းများသည် ပုံစံ (form) တခုမဟုတ်ဘဲ၊ ပစ္စည်းထုတ်လုပ်သည့် ကုမ္ပဏီကပေးသော စာရွက်စာတမ်းများသာဖြစ်သည်။)
• အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း မှတ်ပုံတင်စာရင်း (Fixed Assets Register – FAR)* – FAR သည် အဖွဲ့အစည်းတွင်ရှိသော အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်းအားလုံးကို စာရင်းပြုစုထားသည့်မှတ်တမ်းဖြစ်သည်။ မှတ်ပုံတင်စာရင်းတွင် ပစ္စည်းတစ်ခုစီ၏ သီးခြားဖော်ပြချက် (၎င်းတွင် အရောင်၊ အရွယ်အစား နှင့် မည်သည့်ပစ္စည်းဖြင့် ပြုလုပ်ထားကြောင်း ပါဝင်သင့်သည်၊ ဥပမာ- သစ်သားစားပွဲငယ်)၊ ထုတ်လုပ်သည့် ကုမ္ပဏီနှင့် မော်ဒယ်၊ နံပါတ်စဉ် (ပစ္စည်းတွင် မပါပါက စီမံရေးရာတာဝန်ခံ က ရေးသားရမည်)၊ ဝယ်ယူသည့် ဘတ်ဂျက်ခေါင်းစဉ်၊ ကုန်ကျစရိတ်၊ လက်ခံရရှိသည့် သို့မဟုတ် ဝယ်ယူသည့်ရက်စွဲ၊ နှင့် လက်ခံသည့်နေရာတို့ ပါဝင်သည်။ ပစ္စည်းကို စွန့်ပစ်လိုက်သောအခါ စွန့်ပစ်ချိန်တွင် ပစ္စည်း၏ အခြေအနေ၊ စွန့်ပစ်သည့်ရက်စွဲနှင့် မှတ်ချက်များ (မည်သူ့အား ပေးခဲ့သည် သို့မဟုတ် စွန့်ပစ်လိုက်သည်) ကို နောက်ဆုံးအပိုင်းတွင် ဖြည့်သွင်းရမည်။ နောက်ဆုံး ရေတွက်စစ်ဆေးခဲ့သည့်ရက်စွဲနှင့် မှတ်ပုံတင်စာရင်း၏ ရက်စွဲကို လည်း မှတ်တမ်းတင်ရသည်။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် အဖွဲ့အစည်းတွင် အဖွဲ့ပိုင် ပစ္စည်းများ ရှိသော နေရာနှင့် ရုံးခွဲ/အလုပ်ရုံကဲ့သို့သော နေရာတစ်ခုစီအတွက် အဖွဲ့ပိုင်ပစ္စည်း မှတ်ပုံတင်စာရင်းတခုစီ ထားရှိသင့်သည်။
  • ရေးသွင်းသူ (Prepared by): စီမံရေးရာတာဝန်ခံ
  • အတည်ပြုသူ (Approved by): အမှုဆောင်ဒါရိုက်တာ

လက်ခံမှတ်တမ်း

ရောင်းချသူ (သို့မဟုတ်) လှူဒါန်းသူအမည်____________________________________________

ရက်စွဲ______________________________________________________________________

ပစ္စည်းအမျိုးအမည်	အရေအတွက်	ယူနစ်တန်ဖိုး	စုစုပေါင်းကျသင့်ငွေ	မှတ်ချက်

ဘောက်ချာ (Bill) ကို ဝယ်ယူရန်အမှာစာ (Purchase Order) နှင့် လက်ခံရရှိမှုမှတ်တမ်း (Receiving Report) တို့နှင့် တိုက်ဆိုင် စစ်ဆေးပြီးပြီလား။    

   စစ်ဆေးပြီး

   မစစ်ဆေးရသေး

လက်ခံသူ၏အမည်၊လက်မှတ်နှင့်ရာထူး                            အတည်ပြုသူ၏အမည်၊လက်မှတ်နှင့်ရာထူး           

အမည် ___________________________                                   အမည် ___________________________

လက်မှတ် ________________________                                   လက်မှတ် ________________________

ရာထူး _________________________                                      ရာထူး _________________________

အဖွဲ့ပိုင် (ပုံသေ)ပစ္စည်းမှတ်ပုံတင်စာရင်း (FIXED ASSET REGISTER)

နောက်ဆုံး ပစ္စည်းရေတွက်သည့် ရက်စွဲ​  _______________နောက်ဆုံးမှတ်တမ်းရေးသွင်းသည့်ရက်စွဲ  _______________

ပစ္စည်းအမျိုးအမည်ဖော်ပြချက်	ထုတ်လုပ်သည့်နိုင်ငံ/မော်ဒယ်	Serial No.	Budget Category	ဝယ်ယူသည့်ဈေးနှုန်း	ဝယ်သည့်ရက်စွဲ/ဘောက်ချာ	နေရာ	ပစ္စည်းစွန့်ပစ်ခြင်း
							အခြေအနေ	နေ့စွဲ	မှတ်ချက်

လက်ခံသူ၏အမည်၊လက်မှတ်နှင့်ရာထူး                            အတည်ပြုသူ၏အမည်၊လက်မှတ်နှင့်ရာထူး           

အမည် ___________________________                                   အမည် ___________________________

လက်မှတ် ________________________                                   လက်မှတ် ________________________

ရာထူး _________________________                                      ရာထူး _________________________

၂.၂- ပစ္စည်းစာရင်း စီမံခန့်ခွဲမှု

ပစ္စည်းစာရင်း (Inventory) တွင် ကြာရှည်သုံးနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ နှင့် ကုန်လွယ်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ နှစ်မျိုးလုံး ပါဝင်သော်လည်း စီမံခန့်ခွဲသည့် လုပ်ထုံးလုပ်နည်းမှာမူ ကွဲပြားသည်။ ပစ္စည်းများသည် မမျှော်လင့်ဘဲ ကုန်သွားခြင်း၊ ပျက်စီး၊ပျောက်ဆုံးခြင်းများလည်း ဖြစ်နိုင်သောကြောင့် ပစ္စည်းစာရင်းစနစ် သေချာစွာထားရှိရန် အရေးကြီးသည်။ အဖွဲ့အစည်းများ ၏ ပစ္စည်းစာရင်းများကို သေချာစွာမှတ်တမ်းတင်ရသည့် အဓိကအကြောင်းရင်း သုံးခုမှာ – 

၁) မည်သည့်အချိန်တွင်မဆို ပစ္စည်းအားလုံးကို ရေတွက်စရာမလိုဘဲ မိမိတွင် မည်မျှအတိအကျရှိသည်ကို သိရှိနိုင်ရန်၊ 

၂) ပစ္စည်းများကို ပြန်လည်မှာယူရန် အချိန်ကို ကြိုတင်ခန့်မှန်းသိရှိရန် နှင့် 

၃) မတူညီသည့်အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများကို မည်သို့အသုံးပြုနေကြောင်း အလွယ်တကူ စစ်ဆေးနိုင်ရန်အတွက်ဖြစ်သည်။

သက်တမ်းကြာရှည်စွာအသုံးပြုနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ

(NON-EXPENDABLE SUPPLIES)

ကြာရှည်စွာသုံးနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ လက်ခံရယူခြင်း

၁။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ကြာရှည်သုံးနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း ဝယ်ယူရေးအတွက် ဝယ်ယူရေးဆိုင်ရာ လုပ်ထုံး လုပ်နည်းများအတိုင်း ဝယ်ယူသည်။ 

၂။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ဝယ်ယူသည့်ပစ္စည်းလက်ခံရရှိလျှင် လက်ခံရရှိမှုမှတ်တမ်း (Receiving Report) တွင် ဖြည့်သွင်းပြီး အမှုဆောင်ညွှန်ကြားရေးမှူးက အတည်ပြုသည်။

၃။ ထို့နောက် စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ဤပစ္စည်းကို ကြာရှည်စွာသုံးနိုင်သော ပစ္စည်းများ မှတ်ပုံတင်စာရင်း (Non-Expendable Supplies Register) တွင် ထည့်သွင်းသည်။ ကြာရှည်သုံးနိုင်သော ပစ္စည်းများ မှတ်ပုံတင်စာရင်းတွင် ထုတ်လုပ်သည့်ကုမ္ပဏီ၊ မော်ဒယ်၊ တည်နေရာ၊ လက်ခံရရှိသည့်ရက်စွဲ၊ အရေအတွက်နှင့် ပစ္စည်းကို မည်သို့/မည်သည့်အချိန်တွင် စွန့်ပစ်ခဲ့သည်ကို မှတ်တမ်းတင်ထားသည်။ ကြာရှည်သုံးနိုင်သော ပစ္စည်းများ မှတ်ပုံတင်စာရင်းကို အဖွဲ့ပိုင် (ပုံသေ) ပစ္စည်းနှင့် ပစ္စည်းစာရင်းဖိုင် (inventory) ၏ ပစ္စည်းစာရင်း ဖိုင်ခွဲတွင် ထားရှိသည်။

၄။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ပစ္စည်းများကို ပစ္စည်းထိန်း(ရှိလျှင်) သို့မဟုတ် ထိုတာဝန်အပ်နှင်းခံရသူအား ပေးအပ်ပြီး ပစ္စည်းထိန်းက ၎င်းတို့ကို ရုံး၏စတို/ဗီဒိုတွင် ထည့်သွင်းသည်။ ပစ္စည်းထိန်းသည် စီမံရေးရာတာဝန်ခံမဖြစ်ရပါ။ ရုံး၏ ပစ္စည်းထားသိုရာနေရာသည် ခိုင်ခံ့သော/သော့ခတ်ထားသည့် လုံခြုံသောနေရာ ဖြစ်ရမည်။ ပစ္စည်းထိန်းသည် စတို သို့မဟုတ် ပစ္စည်းထားသိုရာနေရာ၏ တစ်ခုတည်းသောသော့ကို ကိုင်ဆောင်ရမည်။

ကြာရှည်သုံးနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ ထိန်းသိမ်းခြင်း

၁။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် စတိုနှင့် ရုံးရှိ ကြာရှည်သုံးနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများကို သုံးလတစ်ကြိမ် ရေတွက်စစ်ဆေးပြီး ၎င်းတို့သည် ကြာရှည်သုံးနိုင်သော ပစ္စည်းများ မှတ်ပုံတင်စာရင်းပါ မှတ်တမ်းများနှင့် ကိုက်ညီမှုရှိမရှိ စစ်ဆေးရမည်။

၂။ ဝန်ထမ်းတဦးဦးသည် စတိုထဲတွင်ရှိသော ကြာရှည်သုံးနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းတစ်ခုကို အသုံးပြုရန် လိုအပ်သောအခါ၊ အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း တောင်းခံလွှာ (Supply Request Form – SRF) ကို ဖြည့်သွင်းတောင်းခံရမည်။ အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း တောင်းခံလွှာတွင် မည်သူက မည်သည့်ပစ္စည်းကို လိုချင်သည်ကို ဖော်ပြသည်။

၃။ ပစ္စည်းတောင်းခံသူသည် ၎င်းတို့၏ လုပ်ငန်းအတွက် လိုအပ်ပါက နှင့် အဆိုပါပစ္စည်းသည် ၎င်းတို့၏ စီမံကိန်း၏ အစိတ်အပိုင်းဖြစ်ပါက အမှုဆောင်ညွှန်ကြားရေးမှူးက အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းတောင်းခံလွှာကို အတည်ပြုသည်။ အဆိုပါပစ္စည်းကို တောင်းခံသူ၏ စီမံကိန်း၏ဘတ်ဂျက်တွင်မပါရှိလျှင် အမှုဆောင်ညွှန်ကြားရေးမှူးသည် အထူးအခြေအနေများတွင်သာ တောင်းခံလွှာကို အတည်ပြုသင့်သည်။

၄။ ပစ္စည်းလိုအပ်သူသည် အတည်ပြုထားသော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း တောင်းခံလွှာကို ပစ္စည်းထိန်းအားပေးအပ်ရမည်။ ပစ္စည်းထိန်းသိမ်းသူကအတည်ပြုထားသော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း တောင်းခံလွှာတွင်ပါရှိသူများကိုသာ ပစ္စည်းထုတ်ပေးနိုင်သည်။ ပစ္စည်းထိန်း က ပစ္စည်းတောင်းခံသူအား ပစ္စည်းပေးပြီးနောက် လက်ခံရရှိသူက အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း တောင်းခံလွှာတွင် လက်မှတ်ရေးထိုးရမည်။

၅။ ပစ္စည်းထိန်းသည် ဖြည့်သွင်းထားပြီးသည့် အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း တောင်းခံလွှာကို စီမံရေးရာတာဝန်ခံအား ပေးပို့ရမည်။

၆။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ကြာရှည်အသုံးပြုနိုင်သော ပစ္စည်းများ မှတ်ပုံတင်စာရင်းကို အပ်ဒိတ်လုပ်ပြီး SRF ကို စာရင်းပစ္စည်းဖိုင်တွင် ထည့်သွင်းသိမ်းဆည်းရမည်။

ကြာရှည်စွာအသုံးပြုနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ ဖယ်ရှား/စွန့်ပစ်ခြင်း

(DISPOSING OF NON-EXPENDABLE SUPPLIES)

၁။ ရံဖန်ရံခါတွင် ကြာရှည်သုံးနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းတစ်ခုသည် ပျက်စီးသွားပြီး အသုံးမပြုနိုင်တော့သည်အခြေအနေမျိုး သို့မဟုတ်၊ အချို့ကြာရှည်သုံးနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများသည် ခေတ်မမီတော့သောကြောင့် အဖွဲ့အစည်းအနေဖြင့် ၎င်းတို့ကို အခြားသူတစ်ဦးဦးအား လှူဒါန်းလိုခြင်းမျိုးလည်း ရှိနိုင်သည်။ မည်သည့်ကြာရှည်သုံးနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း ကိုမဆို ရုံးမှ ဖယ်ရှားလိုသောအခါ (စွန့်ပစ်လိုသောအခါ) စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ၎င်းကို ကြာရှည်သုံးနိုင်သော ပစ္စည်းများ မှတ်ပုံတင်စာရင်းတွင် မှတ်တမ်းတင်ရမည်။

၂။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် စွန့်ပစ်သည့်ရက်စွဲနှင့် စွန့်ပစ်ချိန်တွင် ကြာရှည်သုံးနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း၏ အခြေအနေကို ဖော်ပြရမည်။

၃။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ကြာရှည်သုံးနိုင်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းကို စွန့်ပစ်ရန် လို/မလိုကို ဆုံးဖြတ်ပိုင်ခွင့်ရှိသည်။

ကုန်လွယ်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ(EXPENDABLE SUPPLIES)

ကုန်လွယ်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ လက်ခံရယူခြင်း

(RECEIVING EXPENDABLE SUPPLIES)

၁။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ကုန်လွယ်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း ဝယ်ယူရေးအတွက် ဝယ်ယူရေးဆိုင်ရာ လုပ်ထုံးလုပ်နည်းများအတိုင်း ဝယ်ယူသည်။ 

၂။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ဝယ်ယူသည့်ပစ္စည်းများ လက်ခံရရှိလျှင် လက်ခံရရှိမှုမှတ်တမ်း (Receiving Report) တွင် ဖြည့်သွင်းပြီး အမှုဆောင်ညွှန်ကြားရေးမှူးက အတည်ပြုသည်။

၃။ ထို့နောက် စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ဤပစ္စည်းကို အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းထိန်းချုပ်ကတ် (Supply Control Card – SCC) တွင် ထည့်သွင်းသည်။ ယင်းကတ်သည် ပစ္စည်းတစ်ခုစီအတွက် မှတ်ပုံတင်စာရင်းကဲ့သို့ပင် ဖြစ်သည်။ ၎င်းတွင် ပစ္စည်းအမည်နှင့် မည်သည့်အချိန်တွင် လက်ခံရရှိပြီး ထုတ်ပေးခဲ့သည်ကို မှတ်တမ်းတင်ထားသည်။ ယင်းကတ်များကို အဖွဲ့ပစ္စည်းနှင့် ပစ္စည်းစာရင်း ဖိုင်၏ ပစ္စည်းစာရင်း (inventory) ဖိုင်ခွဲတွင်ထားရှိသည်။ SCC တွင် မှတ်တမ်းတင်ထားသော ပမာဏသည် ဂိုဒေါင်ထဲတွင် ရှိသည်များနှင့် အမြဲတမ်း ကိုက်ညီနေရမည်။

၄။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ပစ္စည်းများကို ပစ္စည်းထိန်းအားပေးအပ်ပြီး ပစ္စည်းထိန်းက ၎င်းတို့ကို ရုံး၏ စတို/ဗီဒို ထဲတွင် ထည့်သွင်းသည်။

ကုန်လွယ်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ ထိန်းသိမ်းခြင်း

(MAINTAINING EXPENDABLE SUPPLIES)

၁။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် စတို/ဗီဒိုထဲတွင်ရှိသော (ရုံးတွင် လက်ရှိသုံးနေပြီးသော ပစ္စည်းများမပါဝင်) ကုန်လွယ်သည့် အသုံး အဆောင်ပစ္စည်းများကို လစဉ်ရေတွက်စစ်ဆေးပြီး ၎င်းတို့သည် ထောက်ပံ့ရေး ထိန်းချုပ်ကတ်ပါ မှတ်တမ်းများနှင့် ကိုက်ညီမှုရှိမရှိ စစ်ဆေးရမည်။

၂။ ဝန်ထမ်းတဦးဦးသည် စတို/ဗီဒိုထဲတွင်ရှိသော ကုန်လွယ်သည့် အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းတစ်ခုကို အသုံးပြုရန် လိုအပ်သောအခါ၊ ၎င်းတို့သည် အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း တောင်းခံလွှာ (Supply Request Form) ကို ဖြည့်သွင်းရမည်။

၃။ အဆိုပါပစ္စည်းသည် ၎င်းတို့၏ လုပ်ငန်းအတွက် လိုအပ်ပါက နှင့် အဆိုပါပစ္စည်းသည် ၎င်းတို့၏ စီမံကိန်း၏ အစိတ်အပိုင်းဖြစ်ပါက စီမံရေးရာတာဝန်ခံက အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း တောင်းခံလွှာကို အတည်ပြုသည်။ ကုန်လွယ်သော ပစ္စည်းများသည် တန်ဖိုးနည်းခြင်းကြောင့် စီမံရေးရာတာဝန်ခံ(အမှုဆောင်ညွှန်ကြားရေးမှူးကိုယ်စား) က ၎င်းတို့အတွက် တောင်းခံမှုများကို အတည်ပြုနိုင်သည်။

၄။ ပစ္စည်းလိုအပ်သူသည် အတည်ပြုထားသော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း တောင်းခံလွှာကို ပစ္စည်းထိန်းအား ပေးပြီး ပစ္စည်းထိန်း သည် ဖြည့်သွင်းပြီး/အတည်ပြုထားသော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း တောင်းခံလွှာပါရှိသူများကို ပစ္စည်းထုတ်ပေးနိုင်သည်။ ပစ္စည်းထိန်းက ပစ္စည်းတောင်းခံသူအား ပစ္စည်းပေးပြီးနောက် လက်ခံရရှိသူက အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း တောင်းခံလွှာတွင် လက်မှတ်ရေးထိုးရမည်။

၅။ ပစ္စည်းထိန်းသည် ဖြည့်သွင်းပြီးသော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်း တောင်းခံလွှာကို စီမံရေးရာတာဝန်ခံအား ပေးသည်။

၆။ စီမံရေးရာတာဝန်ခံသည် ထောက်ပံ့ရေး ထိန်းချုပ်ကတ်ကို ပုံမှန်လက်ကျန်စာရင်းပြုစုရမည်။

ကုန်လွယ်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများ စွန့်ပစ်ခြင်း

(DISPOSING OF EXPENDABLE SUPPLIES)

ကုန်လွယ်သော အသုံးအဆောင်ပစ္စည်းများသည် အသုံးပြုပြီးနောက် လွှင့်ပစ်ရန်ဖြစ်သောကြောင့်၊ ပစ္စည်းရရှိသူသည် အမြဲတမ်းပစ္စည်းများ သို့မဟုတ် မကုန်ခန်းနိုင်သော ပစ္စည်းများကဲ့သို့ မှတ်တမ်းတင်စရာမလိုဘဲ မည်သည့်အချိန်တွင်မဆို ၎င်းကို စွန့်ပစ်နိုင်ပါသည်။

လာမည့်စနေနေ့တွင် ၂.၂ တွင် ကျန်ရှိသည့်အပိုင်းများနှင့် ပုံစံများကို ဆက်လက်တင်ပြပေးပါမည်။