အပိုင်း- ၃ အဖွဲ့အစည်းလည်ပတ်လုပ်ကိုင်ပုံနှင့် လိုအပ်ချက်များ

အပိုင်း – ၂ တွင် အဖွဲ့အစည်းတခု၏ ခေါင်းတွဲနှင့်တူသည့် အုပ်ချုပ်စီမံမှုအကြောင်း၊ အဖွဲ့၏ဦးတည်ရာ ချမှတ် ပုံများအကြောင်းကို အသေးစိတ်ဆွေးနွေးတင်ပြခဲ့ပြီး နောက် ယခုအပတ်မှစ၍ အဖွဲ့အစည်း တခုအတွက် လက်တွေ့လုပ်ငန်းလည်ပတ်ရာတွင် လိုအပ်မည့်အကြောင်း များကို ဆက်လက်ဆွေးနွေး ပေးသွားပါမည်။ငွေကြေးအမြတ်အစွန်းရရှိရန်အတွက် လုပ်ဆောင်သည့် အဖွဲ့အစည်းမျိုးဖြစ်စေ၊ ငွေကြေးအမြတ်အစွန်းအတွက် မဟုတ်သည့် (not-for-profit)အဖွဲ့အစည်းမျိုးဖြစ်စေ၊ မည်သို့သော အဖွဲ့အစည်းမျိုးမဆို လုပ်ငန်းလည်ပတ်လုပ်ဆောင်ရန် အတွက် အခြေခံလိုအပ်ချက်များမှာ အတူတူ ပင်ဖြစ်သည်။ 

အဖွဲ့အစည်းတခုလည်ပတ်ခြင်း
အဖွဲ့အစည်းတခုတွင် ရှင်းလင်းသည့် ဦးတည်ချက်များရှိလာပြီးနောက်တွင် အဖွဲ့အနေဖြင့် ရောက်ရှိ လိုသည့် ပန်းတိုင်ရည်မှန်းချက်များကို လက်တွေ့အကောင်အထည်ဖော်ရန်အတွက် လည်ပတ် လုပ် ဆောင်ရန်လိုအပ်သည့် အုပ်ချုပ်ရေးနှင့် ငွေကြေးစနစ်များနှင့် မိမိတို့လုပ်ဆောင်သည့်လုပ်ငန်းများကို မျှော်မှန်းထားသည့်အတိုင်း ထိရောက်အကျိုးရှိစွာလုပ်ဆောင်နိုင်ရန် လုပ်ငန်းလည်ပတ်ပုံစနစ်များ တည်ဆောက်ရန် အချိန်ရောက်လာပြီဖြစ်သည်။ လုပ်ငန်းများလုပ်ရန်အတွက် လိုအပ်သည့် ငွေကြေးနှင့် အခြားအရင်းအမြစ်များကို တွက်ချက်ရန်လိုအပ်သကဲ့သို့ လုပ်ဆောင်မည့် လုပ်ငန်းစဉ်များ၊ ငွေကြေး များကို သုံးစွဲမည့်စနစ်နှင့် စီမံခန့်ခွဲမည့်ပုံစံများကိုလည်း စဉ်းစားရမည်ဖြစ်သည်။​ အဖွဲ့အစည်းတခု၏ လုပ်ငန်းများကို မည်သို့လည်ပတ်မည်၊စီမံအုပ်ချုပ်မည်ဆိုသည်နှင့် ငွေကြေးသုံးစွဲမည့်စနစ်များကို ကောင်းမွန်စွာတည်ဆောက်ထားနိုင်ခြင်းသည် အဖွဲ့၏ဂုဏ်သိက္ခာသတင်းနှင့် အဖွဲ့အပေါ် ယုံကြည်မှု အတွက်သာမက အဖွဲ့နှင့်ပါဝင်ပတ်သက်ကြရသူများအတွက်လည်း ကျေနပ်ဂုဏ်ယူစရာဖြစ်စေသည်။ ထို့အပြင် စီးပွားရေးလုပ်ဆောင်ကြသည့်အဖွဲ့အစည်းများအနေဖြင့် ငွေကြေးပိုင်းဆိုင်ရာ ရင်းနှီးမြှုပ်နှံမှု အတွက် အစုရှယ်ယာခေါ်ယူလိုသည်ဖြစ်စေ၊ အန်န်ဂျီအိုအဖွဲ့များအနေဖြင့်လည်း မိမိတို့စီမံချက် လုပ်ငန်းများအတွက် ငွေကြေးပံ့ပိုးပေးမည့် အလှူရှင်အဖွဲ့အစည်းများ၊ ဖောင်ဒေးရှင်းများကို ချဉ်းကပ် လျှင်ဖြစ်စေ အဖွဲ့အစည်းတခုအနေဖြင့် ငွေကြေးထိရောက်စွာစီမံခန့်ခွဲမှုစနစ်နှင့် စွမ်းရည်ရှိခြင်းနှင့် လုပ်ငန်းကို စနစ်တကျလည်ပတ်နိုင်သည့်စနစ်ကောင်းရှိကြောင်းကို ပြသကြရသည်။ 

ထို့ကြောင့် အပိုင်း – ၃ တွင် ၁) အဖွဲ့အစည်း စီမံခန့်ခွဲမှု နှင့် ၂) လုပ်ငန်း(စီမံချက်) စီမံခန့်ခွဲမှု ဟူ၍ အဓိကအစိတ်အပိုင်း ၂ ပိုင်းကို ဆက်လက်ဆွေးနွေးတင်ပြပေးလိုပါသည်။ 

အဖွဲ့အစည်းလုပ်ငန်းလည်ပတ်မှုဆိုင်ရာ စီမံခန့်ခွဲမှု 

ယင်းအပိုင်းကို လုပ်ငန်းလည်ပတ်မှုဆိုင်ရာ စီမံခန့်ခွဲမှု (Operational Management) ဟုလည်း ခေါ်ဝေါ်ကြသည်။ လုပ်ငန်းလည်ပတ်မှုဆိုင်ရာ စီမံခန့်ခွဲမှုဆိုသည်မှာ အဖွဲ့အစည်း၏ လုပ်ငန်းများ ထိရောက်အကျိုးရှိစွာ လုပ်ဆောင်နိုင်ရန် လိုအပ်သည့် အရင်းအမြစ်များကို စနစ်တကျထားသို၊ အသုံးပြုပြီး တာဝန်ယူမှု၊တာဝန်ခံမှုရှိစွာ လုပ်ဆောင်ခြင်းပင်ဖြစ်သည်။ အဖွဲ့၏လုပ်ငန်းသဘော သဘာဝ၊ အခြေအနေပေါ်မူတည်ပြီး မလိုသည့်အပိုင်းနှင့် ထပ်မံဖြည့်စွက်ရန်အစိတ်အပိုင်းများလည်း ရှိနိုင်သော်လည်း ပုံမှန်အားဖြင့် အဖွဲ့အစည်းလည်ပတ်သည့် စနစ်တခုတွင် အောက်တွင် ဆက်လက် မေးမြန်းထားသည့်အချက်များသည် အဓိကလိုအပ်ချက်များပင်ဖြစ်သည်။

• လုပ်ငန်းအသုံးစရိတ် (Working budget) – အဖွဲ့အစည်းက သုံးစွဲမည့် အရင်းအမြစ်များအတွက် အစီအစဉ်ချမှတ်ရေးဆွဲထားပါသလား။​ တနှစ်စာလုပ်ငန်းလည်ပတ်ရန်အတွက် ငွေကြေး လိုအပ် ချက်များကိုရော တွက်ချက်ထားပါသလား။​ ဘတ်ဂျက်ရေးဆွဲထားပြီးဖြစ်ပါက၊ သတ်မှတ် ထားသည့်အတိုင်း လိုက်နာပါသလား။
• ငွေကြေးအရင်းအမြစ် စီမံခန့်ခွဲမှု (Financial resource management) – အဖွဲ့အစည်းမှာ ငွေကြေးဆိုင်ရာ မူဝါဒနဲ့ စနစ်ရှိပါသလား။ ငွေသားစီမံမှု (cash management)၊ အကောင့် စာရင်းနှင့် ငွေကြေးစာရင်းပြုစုခြင်းနှင့် စာရင်းချုပ်ခြင်းများကို ပုံမှန်ပြုလုပ်နေပါသလား။
• ပစ္စည်းအရင်းအမြစ် စီမံခန့်ခွဲမှု (Material asset management) – လိုအပ်သည့် မူဝါဒများ ချမှတ်၍ လက်တွေ့အကောင်အထည်ဖော်မှု (ဥပမာ- ပစ္စည်းများ၊ စက်ကိရိယာများ၊ ငှားယူမှု၊ ယာဉ်သုံးမှု စသည်)တို့ကို စနစ်တကျ စီမံပါသလား။ မှတ်တမ်းများ စနစ်တကျ သိမ်းဆည်းထား ပါသလား။
• လူ့အရင်းအမြစ် စီမံခန့်ခွဲမှု (Human resource management) –  အဖွဲ့၏စံတန်ဖိုးများ၊ လုပ်ငန်း လိုအပ်ချက်များနှင့် မူဝါဒများနှင့်အညီ ဝန်ထမ်းခေါ်ယူခြင်း ၊ ဝန်ထမ်းများ အလုပ်ခွင်တွင် ပျော်ရွှင် မှု၊အဖွဲ့အစည်း၏လုပ်ငန်းများ ပြီးမြောက်အောင်မြင်ရေးအတွက် စိတ်ပါဝင်စားစွာဖြင့် လုပ်ဆောင် မှု၊ ထိုသို့လုပ်ဆောင်နိုင်ရန် လိုအပ်သည့်စွမ်းရည်များဖွံ့ဖြိုးတိုးတက်မှုရှိစေရန်အတွက် ပံ့ပိုးကူညီ ပေးသည့် စနစ်၊ မူဝါဒများ ရှိပါသလား။ ဝန်ထမ်းရေးရာမူဝါဒတွင် အလုပ်စာချုပ်များ၊ဝန်ထမ်း လက်ရှိလုပ်နေရသည့် အလုပ်နှင့် ကိုက်ညီသည့် အလုပ်တာဝန်သတ်မှတ်ချက်များ၊ စွမ်းဆောင်ရည် အကဲဖြတ်မှုများ၊ ပုံမှန်တွေ့ဆုံမှုများနှင့် ဝန်ထမ်းများနှင့် ဦးဆောင်အကြီးအကဲများ ကောင်းမွန်သည့် ဆက်ဆံရေးများ ရှိပါသလား။

အဖွဲ့အစည်းများအတွက် ငွေကြေးပိုင်းဆိုင်ရာ စီမံခန့်ခွဲမှုအပိုင်းသည် သီးခြားလေ့လာရန်လိုအပ်သော ကျယ်ပြန့်သည့်ဘာသာရပ်တခုဖြစ်သည့်အတွက် ပညာရပ်ပိုင်းဆိုင်ရာ အသေးစိတ်အချက်အလက် များကို ထည့်သွင်းဆွေးနွေးရန်မဖြစ်နိုင်ချေ။ သို့ရာတွင်  ငွေကြေးပိုင်းဆိုင်ရာအတွက် အထူးအာရုံစိုက် စရာမလိုအပ်လှသေးသည့် လုပ်ငန်းငယ်များနှင့် အရပ်ဘက်အဖွဲ့အစည်းငယ်များအတွက် အခြေခံလို အပ်ချက်များနှင့် အသုံးပြုနိုင်သည့် ပုံစံများကိုမူ ထည့်သွင်းပေးသွားပါမည်။

အလားတူပင် အခြေခံစီမံရေးရာစနစ်တခုအတွက် လိုအပ်သည့် ဝန်ထမ်းစီမံခန့်ခွဲမှု၊ အဖွဲ့အစည်းပိုင် ပစ္စည်းများ စီမံခန့်ခွဲမှုပြုလုပ်နည်းများနှင့် လိုအပ်သည့်စနစ်များ၊ လုပ်ထုံးလုပ်နည်းများနှင့် အသုံးပြု နိုင်သည့် နမူနာပုံစံများကို ထည့်သွင်းတင်ပြပေးသွားမည်ဖြစ်သည်။

အဖွဲ့အစည်း၏လုပ်ငန်းများအကောင်အထည်ဖော်ြခင်း

အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုအနေဖြင့် မိမိတို့ဦးတည်လုပ်ဆောင်ပေးလိုသည့်သူများ (အုပ်စုများ) သို့မဟုတ် လုပ်ဆောင်ရာတွင် ပတ်သက်ဆက်စပ်သူများ၏ လိုအပ်ချက်များနှင့် မိမိတို့အဖွဲ့/လုပ်ငန်းအနေဖြင့် အကောင်းဆုံးဖြည့်ဆည်းပေးနိုင်မည့် အပိုင်းများကို သဘောပေါက်ကူညီပေးရုံမျှမက လုပ်ဆောင် သည့်နည်းလမ်းများကိုလည်း ပို၍ပို၍ တိုးတက်ကောင်းမွန်အောင် လုပ်ဆောင်နိုင်ရန်အတွက် အဖွဲ့၏ လုပ်ငန်းစီမံခန့်ခွဲမှု (Project Management) မှာ ထိရောက်ကောင်းမွန်နေရန် လိုအပ်သည်။  

လုပ်ငန်းအစီအစဉ်/စီမံချက်ဒီဇိုင်း ရေးဆွဲရာတွင် အောက်ပါမေးခွန်းများကို ဖြေကြည့်ရန် လိုအပ် သည်။

• စီမံချက်ဒီဇိုင်းနှင့် အကောင်အထည်ဖော်ခြင်းဆိုင်ရာ အခြေခံမူဝါဒ(တန်ဖိုးထားမှု)များ – အဖွဲ့အစည်းတွင် မိမိတို့၏ ဦးတည်အုပ်စု (စီးပွားရေးလုပ်ငန်းတွင် စားသုံးသူ/အသုံးပြုသူများ၊ လူမှုရေးလုပ်ငန်း တွင် အကျိုးကျေးဇူးခံစားရမည့်သူများ)နှင့် အဖွဲ့အတွင်း လုပ်ငန်းလုပ်ဆောင် မှုအပိုင်းတို့တွင် ရှင်းလင်းတိကျသည့် အခြေခံမူဝါဒများ ပြဌာန်းထားရှိပါသလား။ 

ဥပမာ -တိုယိုတာကားကုမ္ပဏီသည် ထုတ်လုပ်မှုစနစ်တိုင်းတွင် ဂျိဒိုကာ (Jidoka) ဆိုသည့် အခြေခံမူဖြင့် လုပ်ဆောင်သည်။ ဂျိဒိုကာ (Jidoka) ဆိုသည်မှာ “လူသား၏ထိတွေ့မှုပါဝင်သော အလို အလျောက်စနစ်” သို့မဟုတ် “စက်များကို ကိုယ်ပိုင်ဉာဏ်ဖြင့် အလုပ်လုပ်စေခြင်း” ဟုအဓိပ္ပါယ် ရသည်။ ဂျိဒိုကာ၏ အနှစ်သာရမှာ ပြဿနာတစ်ခုခုပေါ်ပေါက်လာသည်နှင့် တစ်ပြိုင်နက် ထုတ်လုပ်မှုလုပ်ငန်းစဉ်ကို အလိုအလျောက် ရပ်တန့်စေခြင်းပင်ဖြစ်သည်။

ဂျိဒိုကာ၏ အဓိက ရည်ရွယ်ချက်များမှာ-

• အရည်အသွေးကို တည်ဆောက်ခြင်း: ချို့ယွင်းချက်ရှိသော ပစ္စည်းများကို ဆက်လက် ထုတ်လုပ်နေခြင်းမှ တားဆီးပေးသည်။ ပြဿနာကို စောစီးစွာ တွေ့ရှိပြီး ချက်ချင်း ဖြေရှင်း ခြင်းဖြင့် ထုတ်ကုန်အရည်အသွေးကို ထိန်းသိမ်းသည်။
• အလေအလွင့်များကို လျှော့ချခြင်း: ချို့ယွင်းချက်များ စုပုံလာခြင်းကို တားဆီးသောကြောင့် အချိန်၊ ကုန်ကြမ်းနှင့် လုပ်အားအလေအလွင့်များကို လျှော့ချပေးသည်။
• စက်နှင့်လူသားအား စွမ်းဆောင်ရည်ပြည့် အသုံးချခြင်း: စက်များသည် တစ်ခုခုမှားယွင်းနေချိန် တွင် အလိုအလျောက်ရပ်တန့်သွားသဖြင့် အော်ပရေတာများသည် စက်တစ်လုံးတည်းကို အဆက်မပြတ် စောင့်ကြည့်နေစရာမလိုဘဲ အခြားအလုပ်များကို လုပ်ဆောင်နိုင်ရန် အချိန်ရ စေသည်။ 
• မျှော်မှန်းအိပ်မက်/ဦးတည်ရပ်တည်ချက်မပျောက်ခြင်း – အဖွဲ့အစည်း၏ လုပ်ငန်းစီမံချက်သည် အဖွဲ့၏ချမှတ်ထားသော မျှော်မှန်းအိပ်မက် (vision) နှင့်ကိုက်ညီမှု၊ ဆီလျော်မှုရှိပါသလား။ 

ဥပမာ – အဖွဲ့တခု၏ မျှော်မှန်းအိပ်မက်မှာ  “ရေရှည်တည်တံ့သော ဆန်းသစ်သည့်ထုတ်ကုန်များ ထုတ်လုပ်ရောင်းချရန်” ဖြစ်သော်လည်း  “စျေးသက်သာ၍ သဘာဝပတ်ဝန်းကျင်ကို ထိခိုက်စေ နိုင်သော” ပစ္စည်းများအသုံးပြု၍ ထုတ်ကုန်များကို ထုတ်လုပ်နေသည်ဆိုလျှင် ကြွေးကြော်သံနှင့် လုပ်ရပ်မှာ မကိုက်ညီဟုဆိုနိုင်သည်။

• မြေပြင်လုပ်ငန်းများနှင့် သုတေသန – စီမံကိန်းများလုပ်ဆောင်ရာတွင် မြေပြင်လိုအပ်ချက်များကို သေချာသိရှိနိုင်စေရန် အဖွဲ့အစည်းအနေဖြင့် ဦးတည်အုပ်စု( စားသုံးသူများ/အသုံးပြုမည့်သူများ/ အကျိုးကျေးဇူးရရှိခံစားရမည့်သူများ)၏အသံများ၊ အမြင်များ၊ လိုအပ်ချက်များကို သိရှိနိုင်ရန် သုတေသနပြုလုပ်လေ့ရှိပါသလား။
• စီမံချက်/လုပ်ငန်းလုပ်ဆောင်ရန် လိုအပ်ချက်များဖော်ထုတ်ခြင်း– 

အဖွဲ့အနေဖြင့် လုပ်ငန်းများလုပ်ဆောင်ရန် ပြင်ဆင်ရာတွင် အမှန်တကယ်လိုအပ်ချက်များ၊ လက်တွေ့အခြေအနေများကို သေချာစွာ ဆန်းစစ် လုပ်ဆောင်ပါသလား။ (ဥပမာ – ထုတ်ကုန် တခုကို ထုတ်ရန်ပြင်ဆင်လျှင် ယင်းထုတ်ကုန်၏ ဈေးကွက်၊ ဈေးနှုန်း၊ စိတ်ဝင်စားနိုင်မှု အခြေအနေ များကို ဆန်းစစ်ရန်လိုအပ်သကဲ့သို့ အန်န်ဂျီအို များသည်လည်း မိမိတို့ပံ့ပိုးမည့်ပစ္စည်း၊ လုပ်ဆောင် မည့်လုပ်ငန်းများ၏ လက်ရှိအခြေအနေနှင့် ဆီလျော်ကိုက်ညီမှု၊ လက်တွေ့ကျမှု၊ လုပ်ဆောင်နိုင်မည့် အခြေအနေများကို ဆန်းစစ်ရန်လိုအပ်သည်။)

• လုပ်ငန်းလုပ်ဆောင်မည့်အစီအစဉ်မူကြမ်း – လုပ်ဆောင်လိုတဲ့ အကြောင်းအရာ၊ အကြောင်းရင်း၊ နည်းလမ်းများ (Business Concept/Whtie Paper/Concept Paper) အပေါ် ရှင်းလင်းစွာ ဖော်ထုတ် ရေးသားထားပါသလား။
• အသေးစိတ်လုပ်ငန်းအစီအစဉ် –မိမိတို့လုပ်ဆောင်မည့်လုပ်ငန်းနှင့် ပတ်သက်သည့် အသေးစိတ် လုပ်ငန်းအစီအစဉ် (Proposal) ရေးဆွဲထားပါသလား။ လုပ်ငန်းအောင်မြင်မှုကို မည်သည့်ပုံစံဖြင့် တိုင်းတာသိရှိနိုင်ပါသလဲ။စံညွှန်း (indicators/milestones) များ ပါဝင်ပါသလား။
• စီမံချက်/လုပ်ငန်းစီမံခန့်ခွဲမှု – လုပ်ငန်း/စီမံချက်ကို မည်သို့ စီမံခန့်ခွဲမည်နည်း။​  မည်သို့ မှတ်တမ်းတင်မည်နည်း ။ လုပ်ငန်းလုပ်ဆောင်သူများမှာ ကျွမ်းကျင်မှုနှင့်အတွေ့အကြုံရှိကြပါ သလား။ တာဝန်ခွဲဝေလုပ်ဆောင်မှုပုံစံစနစ်ရှိပါသလား။ 
• လုပ်ငန်းကြီးကြပ်ခြင်းနှင့် အကဲဖြတ်သုံးသပ်ခြင်း – စီမံချက်/လုပ်ငန်းသည် အစီအစဉ်ချထားသည့် အတိုင်း လည်ပတ်ပါသလား။ စံညွှန်းများ ပြည့်မီကြောင်း စစ်ဆေးနေသူ ရှိပါသလား။ စီမံချက်/လုပ်ငန်းကြောင့် ဦးတည်အုပ်စုအနေဖြင့် မည်သည့်အကျိုးကျေးဇူးများကို ရေရှည်တွင် ရရှိနိုင်ပါသလဲ။​အဖွဲ့၏ ရေရှည်တည်တံ့ခိုင်မြဲမှုအတွက် စီမံချက်က မည်သို့အထောက်အကူပြုပါသလဲ။​